Entreprise : Pourquoi utilisé un coffre-fort numérique ?

À l’ère de la dématérialisation des documents, les avantages liés à l’accessibilité, au partage et à l’optimisation de l’espace physique sont indéniables. Cependant, cette transition vers le numérique soulève également des préoccupations majeures en ce qui concerne l’intégrité et la sécurité des données. Le recours à un coffre-fort numérique devient alors essentiel. Jetons un coup d’œil à ce système de stockage qui propose bien plus que de la simple protection avancée.

Coffre-fort numérique : qu’est-ce que c’est exactement ?

Un coffre-fort numérique (CFN) est un système sécurisé de stockage de documents et de données électroniques. Il utilise des méthodes d’authentification robustes pour garantir la confidentialité ainsi que l’intégrité des données. Grâce à ce dispositif, vous n'aurez plus à vous soucier de la perte, de la corruption ou de l'accès non autorisé à vos fichiers en ligne.

Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?

L’accès à cet espace virtuel est protégé par un mot de passe principal que seul l’utilisateur connaît. Cette personne doit fournir les informations d’authentification correctes afin d’accéder aux données stockées. Une fois à l’intérieur, elle a la possibilité d’ajouter de nouveaux documents ainsi que de modifier, partager ou supprimer ceux qui y sont déjà présents. Un bon coffre-fort garantit d’ailleurs la disponibilité des données en mettant en place des mesures de sauvegarde efficaces. L’objectif est de minimiser, voire éliminer les risques de perte de données en cas de défaillance matérielle ou d’autres types d’incidents.

En général, on retrouve un journal d’activités détaillé dans le CFN. Cette fonctionnalité offre la traçabilité des actions effectuées sur les données. Cela inclut entre autres les dates et heures d’accès, les opérations réalisées (par exemple : ajout, modification ou suppression de fichiers), etc.

Les fonctionnalités supplémentaires du CFN

Outre les mesures de sécurité de base, un coffre-fort numérique embarque souvent des fonctionnalités supplémentaires pour améliorer la gestion et la convivialité des données stockées. Pour n'en citer que quelques-uns :

Le gestionnaire des mots de passe

Dans la majorité des cas, le CFN dispose d’un gestionnaire de mots de passe intégré. Il vous permet entre autres de générer des mots de passe forts et de gérer en toute sûreté vos identifiants pour différents comptes en ligne. Cela vous évite d’avoir à les mémoriser ou à les stocker de manière peu sécurisée.

La synchronisation multi-appareils

Pour une utilisation pratique, le coffre-fort numérique offre souvent la possibilité de synchroniser les données sur plusieurs dispositifs. Vous pouvez ainsi accéder à vos fichiers à partir de votre ordinateur, Smartphone ou tablette.

L’intégration avec d’autres applications

Certains CFN peuvent s’intégrer avec d’autres applications et services populaires tels que les navigateurs web (Chrome) ou les logiciels de productivité (Office 365). Cela permet une utilisation fluide et une interconnexion entre vos différents outils numériques.

L’organisation et catégorisation des données

Les fonctionnalités d’organisation et catégorisation des données facilitent la recherche ainsi que l’accès aux informations stockées. Vous avez la possibilité de créer des dossiers pour trier et structurer vos fichiers.

Les systèmes de notifications

Dans d’autres cas, le CFN propose des systèmes de notifications qui vous informent des activités liées à votre compte. Cela peut s’agir d’une tentative d’accès non autorisé ou de modification de fichiers.

Le partage sécurisé des fichiers

Un coffre-fort numérique de qualité permet d’échanger des fichiers en toute sécurité avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez définir des autorisations spécifiques pour chacun d’entre eux, contrôler l’accès aux documents partagés et suivre les activités qui y sont liées.

Avec LockSelf, vous pouvez profiter de toutes ces fonctionnalités supplémentaires. Notre suite de solutions, composée de LockFiles, LockPass et LockTransfer, a été créée dans un souci de commodité et de sécurité maximale. De plus, nous vous offrons une garantie de souveraineté des données grâce à nos services d’hébergement 100 % français.

Quels types de documents peuvent être sauvegardés dans un coffre-fort numérique ?

Parmi les documents que l’on peut stocker dans cet espace de stockage virtuel, on retrouve :

• les bulletins de salaire ;
• les avis d’imposition ;
• les contrats de travail ;
• les contrats de prévoyance ;
• les relevés bancaires ;
• les contrats de mutuelle santé ;
• les statuts de l’entreprise ;
• les factures (clients et fournisseurs) ;
• les reçus de paiement.

Quels prérequis de sécurité pour un coffre-fort numérique ?

Avant d’adopter un CFN, il est essentiel de s’assurer que certaines mesures de sécurité sont en place. Voici les normes importantes à connaître :
La norme NFZ42-020 : elle garantit que l’offre de CFN répond aux exigences fonctionnelles attendues, en mettant notamment l’accent sur la préservation de l’intégrité des documents dans le temps.

• La norme NF42-025 : elle vérifie et atteste que le processus de gestion des bulletins de paie proposé par un coffre-fort numérique est respecté.
  
  
• La norme NFZ42-026 : celle-ci contrôle et atteste que les conditions de numérisation d’un document sont respectées. Elle garantit l’équivalence entre une version papier et une version numérique.
  
  
• La certification AFNOR NF 203 : la conformité d’un CFN à la norme NFZ42-020 est vérifiée par cette approche. Elle atteste que les fonctionnalités spécifiques du dispositif assurent la préservation de l’intégrité des données numériques dans le temps.
  
  
• La norme eIDAS : celle-ci indique que le CFN utilise un système d’identification électronique interopérable entre différents systèmes, favorisant ainsi le développement de la confiance dans les documents numériques traités.
  
  
• L’agrément SIAF : celui-ci atteste que la société fournissant un coffre-fort numérique est autorisée à conserver des archives publiques.
  
  
• La certification ISO 27001 : elle garantit que l’entreprise offrant le CFN possède un système de gestion de la sécurité des informations solide, et que celle-ci protège chaque utilisateur contre le vol, la perte, la modification ou l’accès non autorisé aux données confidentielles. De plus, la certification assure que la compagnie a mis en œuvre des procédures pour garantir la continuité des activités en cas de sinistre.

Pourquoi adopter un coffre-fort numérique ?

La dématérialisation et la numérisation des documents sont devenues incontournables dans le milieu professionnel. Les entreprises doivent faire face à cette réalité et s’adapter en conséquence. Avec les préoccupations liées à la violation des données, l’usage d’un CFN se présente alors comme un investissement qui mérite d’être envisagé.

Les avantages du CFN

Le coffre-fort numérique est une solution de stockage et d’archivage en ligne très prisée par diverses organisations. Sa popularité s’explique notamment par sa capacité à simplifier les opérations quotidiennes des enseignes tout en offrant d’autres avantages significatifs. Pour ne citer que :

La mise en conformité avec la législation en vigueur 

Les sociétés qui hébergent leurs données dans le Cloud sont soumises à des règlementations strictes en matière de protection des données. Un coffre-fort numérique vous aide à vous conformer à ces exigences en garantissant la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations. Il vous permet de suivre les traces des actions effectuées sur les documents, ce qui facilite le contrôle lors des audits.

La sécurisation renforcée 

Le coffre-fort numérique offre des mesures de sécurité avancées telles que le chiffrement, l’authentification à deux facteurs (2FA) et les contrôles d’accès granulaires. Cela réduit considérablement les risques de vol ou de piratage de données. 

L’accessibilité et la disponibilité  

Les catastrophes naturelles, les incendies ou les vols peuvent entraîner la perte des documents physiques stockés dans votre entreprise. Avec un coffre-fort numérique, vous bénéficiez d’une protection contre ces sinistres. Vos données sont sauvegardées et répliquées sur des serveurs sécurisés, garantissant leur intégrité et leur disponibilité même en cas d’incident majeur.

Le gain d’espace et d’efficacité

Les documents physiques requièrent de l’espace de stockage et de l’organisation. En optant pour un espace de stockage virtuel, vous réduisez considérablement ces contraintes. Vous économisez de l’espace précieux dans vos locaux, améliorez l’efficacité de la recherche d’informations et diminuez les coûts liés à l’impression de fichiers.

Les documents physiques peuvent en outre se détériorer au fil des années. Vous aurez alors la garantie qu’ils seront préservés indéfiniment dans le temps et sans perte de qualité en employant un CFN.

L’amélioration au niveau de l’organisation

Le coffre-fort numérique offre des fonctionnalités de classement et de recherche avancées qui simplifient la gestion ainsi que la localisation des documents. Cela facilite l’organisation des données et permet de les retrouver rapidement en se servant des filtres.

Chez LockSelf, nous nous soucions de l’expérience utilisateur. Ainsi, nous avons conçu notre coffre-fort numérique de manière intuitive. Il est accessible même aux personnes moins familiarisées avec la technologie. Grâce à une interface conviviale et bien pensée, les usagers peuvent aisément comprendre comment naviguer dans le système et accéder à leurs fichiers en toute simplicité.

Pour vous accompagner au déploiement de notre suite de sécurité, nous vous octroyons une base de savoir, des vidéos et tutoriels. Une assistance via un outil de ticketing est également à votre disposition à titre de support. Si vous choisissez l’offre « Premium et On premise » de LockSelf, vous bénéficierez d’une formation complète assurée par un de nos experts pour les utilisateurs et les administrateurs. Nous nous engageons à vous offrir une expérience de haut niveau, de la mise en place initiale à la manipulation quotidienne. L’objectif est que vous puissiez tirer le meilleur parti de notre coffre-fort numérique.

Les cas d’usage du CFN

Dans l’ensemble, cet espace de stockage virtuel simplifie les processus administratifs, améliore l’efficacité opérationnelle et renforce la sécurité des informations. Pour les employés, un espace personnel dans ce dispositif leur permet de conserver les documents professionnels importants. Cela inclut entre autres les bulletins de salaire, le contrat de travail, le contrat de prévoyance ainsi que le contrat de la mutuelle de santé. Ces documents sont facilement accessibles et les utilisateurs ont la possibilité de les consulter à tout moment en cas de besoin.

De même, les fournisseurs et les clients peuvent aussi bénéficier d’un espace dédié dans le coffre-fort numérique d’une entreprise. Cela facilite la collaboration et l’échange de documents tels que les contrats, les factures, les bons de commande et les relevés bancaires. Les parties impliquées ont un accès direct aux fichiers, sans avoir à les demander ni à les envoyer par courrier électronique.

Une gestion RH simplifiée grâce au coffre-fort numérique

Le Responsable des Ressources Humaines (RH) voit sa charge de travail allégée grâce au CFN. Fini les tâches fastidieuses de la mise sous pli et de la gestion des impressions. En quelques clics, il peut facilement envoyer les fiches de paie numérisées à tous les salariés en temps et en heure. D’ailleurs, la loi El Khomri qui est en application en France depuis le 1er janvier 2017, encourage la digitalisation des procédures RH dans les administrations. 

Le coffre-fort numérique : un allié pour les experts-comptables

Outre les avantages pour le Responsable RH, le CFN simplifie aussi le travail d’un expert-comptable. En effet, tous les documents sont centralisés en un seul endroit. Il peut accéder rapidement et facilement aux fichiers dont il a besoin (factures, relevés bancaires ou autres pièces justificatives) pour suivre la comptabilité de l’entreprise. Cela fluidifie l’échange d’informations tout en réduisant les allers-retours au sein de l’entreprise. De plus, les activités réalisées dans le coffre-fort numérique sont généralement enregistrées, ce qui offre une traçabilité et une auditabilité complètes. Cette fonctionnalité est utile afin de vérifier les modifications apportées aux documents et d’observer l’historique des actions effectuées. Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de la cybersécurité chez les experts comptable consultez notre livre blanc sur le sujet.