Quelle arborescence adopter pour une bonne gestion des mots de passe ?

La gestion des mots de passe en entreprise est un enjeu majeur pour assurer la sécurité des données d’une organisation, notamment avec la multiplication des menaces cyber et des exigences réglementaires. Une fois votre gestionnaire de mots de passe professionnel choisi pour assurer la sécurité des accès, une autre question se pose : comment organiser vos mots de passe en fonction de la structure de votre entreprise ? 

Après avoir interrogé de nombreux clients utilisant LockPass, nous avons identifié les modèles d’arborescences idéals pour structurer vos mots de passe professionnels dans votre gestionnaire. Ces templates s’adaptent à chaque organisation, en fonction de votre structure, secteur d'activité et taille d’entreprise.

Pourquoi l'arborescence de votre gestionnaire de mots de passe est un facteur clé de succès ?

Le rôle d'une arborescence de mots de passe

Avant de plonger au cœur des différents templates, il est primordial de comprendre pourquoi une arborescence adaptée est si importante pour la gestion des mots de passe en entreprise.

L’arborescence de votre gestionnaire de mots de passe est un système qui permet d’organiser, de sécuriser et de rendre accessible les bons accès à chaque collaborateur. Elle aidera à structurer l'accès aux informations en fonction de plusieurs critères : les rôles des collaborateurs, les missions spécifiques, les différentes entités géographiques, et bien sûr, les exigences de sécurité qui vous sont propres.  

Qu'est-ce qu'une arborescence de mots de passe efficace ?

Avoir une organisation claire de vos mots de passe est un facteur clé de sécurité, mais aussi de performance. Voici les trois grands enjeux auxquels doit répondre une arborescence efficace :

• Sécurité : La structure de votre arborescence doit pouvoir assurer la sécurité de votre entreprise avec des droits d’accès granulaires selon les niveaux hiérarchiques et les besoins métiers.
  
  
• Accessibilité : Pour que vos équipes puissent facilement retrouver un mot de passe en fonction de leur projet, la structure et la solution choisie doivent être simples et intuitives. 
  
  
• Évolutivité : L’arborescence devra s’adapter à la croissance de votre entreprise et à l’apparition de nouveaux changements organisationnels : nouveaux employés, création de départements, expansion géographique ou acquisitions.
  
  

Car oui, l’arborescence des mots de passe ne se limite pas à une simple hiérarchisation des informations. Elle définit l'architecture de votre sécurité, elle façonne la manière dont les utilisateurs interagissent avec les ressources de l'entreprise. Une arborescence bien pensée, par exemple en segmentant les accès selon les niveaux de privilège (administrateurs, utilisateurs standards, ou encore invités), limite la portée d'une éventuelle intrusion. Si un compte est compromis, l'attaquant se retrouvera limité dans ses actions selon l'arborescence mise en place. Les outils de sécurité comme les gestionnaires de mots de passe professionnels permettent de renforcer cette stratégie.

Comment le partage par catégorie optimise la gestion des accès ?

L'une des plus grandes forces de LockPass réside dans son modèle de partage par catégorie avec une approche hautement personnalisée et flexible pour gérer les accès au sein de votre entreprise. 

Cette architecture constitue un socle technique pour déployer efficacement les politiques de sécurité, en permettant l’application de règles spécifiques en fonction du niveau de sensibilité des données associées à chaque catégorie.

Par ailleurs, LockPass répond à la question : « Qui a accès à quoi, et quand ? », et trace toutes les actions effectuées (connexions, accès, modifications, suppressions, ajouts ou partages). Un atout déterminant pour les entreprises engagées dans une démarche de certification, notamment ISO 27001, DORA ou encore NIS2 où la traçabilité et la maîtrise des accès sont des critères incontournables.

Facteurs à prendre en compte pour créer une arborescence de mots de passe

Avant d’adopter un modèle d’arborescence, il est donc essentiel de bien comprendre les spécificités de votre entreprise. Plusieurs facteurs vont influencer votre choix.

Des besoins différents selon la taille de l'entreprise

• Petites entreprises : Pour une petite structure, une arborescence légère, avec peu de niveaux, est souvent la solution la plus efficace. L’objectif : faciliter la gestion des accès avec un bon niveau de sécurité.
  
  
• Moyennes et grandes entreprises : Dans les structures de taille intermédiaire ou large, les enjeux ne sont plus seulement la simplicité, mais aussi : la segmentation par service, entité, filiale, ou équipes réparties par pays, et la conformité réglementaire (NIS2, DORA, ISO 27001, etc.). Chaque dossier est lié à des groupes d’utilisateurs, avec des droits adaptés.

Votre structure organisationnelle façonne l'arborescence

La manière dont votre entreprise est structurée détermine en grande partie la façon dont vous devez organiser vos mots de passe et gérer les accès. L’arborescence doit refléter la réalité opérationnelle. On distingue généralement deux types de structures : centralisée et décentralisée, avec parfois des modèles hybrides.

• Dans une structure centralisée, la direction, en exerçant un contrôle direct, gère l’accès aux ressources, les droits d’accès sont généralement attribués à un niveau hiérarchique supérieur et sont étendus vers les équipes sous leur responsabilité.
  
  
• En revanche, dans une structure décentralisée, les règles de sécurité sont déclinées localement, en respectant une politique globale. Les administrateurs locaux ont un pouvoir décisionnel (création, partage, modification).

L'impact du secteur d'activité sur votre gestion des mots de passe

• Secteurs réglementés (finance, santé, etc.).
  Les entreprises traitant des informations sensibles - telles que des données personnelles, des informations financières ou des données médicales - sont soumises à une surveillance des autorités de régulation, qui imposent des normes de sécurité. Par conséquent, la gestion des accès aux systèmes d'information doit être pensée en fonction des responsabilités spécifiques de chaque collaborateur, afin d’éviter que des personnes non autorisées aient accès à des informations sensibles.
  
  
• Secteurs de service (ESN, expertise comptable).
  Les entreprises de services gèrent des projets pour des clients divers, ce qui rend la gestion des accès particulièrement complexe. Elles doivent jongler avec des équipes multidisciplinaires souvent mobilisées sur plusieurs projets simultanément. De plus, les accès aux ressources et aux informations sont souvent temporaires ou limités en fonction des missions. L’un des principaux enjeux est de trouver un équilibre entre protéger les informations sensibles relatives à chaque client et faciliter l’accès aux équipes projet.
  
  
• Secteurs avec une structure géographique (logistique, hôtellerie, retail).
  Ces secteurs peuvent avoir un réseau d’établissements répartis dans plusieurs villes, régions ou pays (boutiques, usines, bureaux, entrepôts) avec des équipes locales ayant des besoins d'accès distincts. L'arborescence est souvent organisée pour donner un accès localisé et spécifique aux équipes travaillant dans ces zones (par exemple, aux outils de gestion des stocks, aux systèmes de caisse) mais aussi de garantir que les employés n’aient pas accès à des informations concernant d’autres sites ou filiales qui ne relèvent pas de leur responsabilité.

4 modèles d'arborescence de mots de passe les plus courants en entreprise

Basés sur les retours de nos clients, nous avons développé plusieurs modèles d’arborescence adaptés à différents types de structures organisationnelles et sectorielles. Il est important de souligner que les templates ne sont pas des solutions universelles, mais sont pensés pour s'adapter à la réalité d’un secteur ou d’un type d’organisation. Il s'agit d'un outil qui doit être personnalisé en fonction de votre organisation, de vos équipes, de vos projets et des exigences propres à votre secteur d’activité. 

Le modèle par fonction ou département (le plus simple à adopter)

Ce modèle est idéal pour les entreprises de taille petite à moyenne où la hiérarchie est relativement simple : une structure hiérarchique de base qui permet une organisation par département.

• Niveau 1 : Accès groupe (siège social, directions, comex);
• Niveau 2 : Accès par département fonctionnels (RH, Sales, IT, Marketing, etc.);
• Niveau 3 : Accès restreints par pôle/équipe (selon les missions et responsabilités : RH -> Recrutement, Paie, Formation…) et en fonction du niveau d'accès utilisateur : Administrateur, Utilisateur standard…

Télécharger le modèle d’arborescence principal en cliquant ici !

L'arborescence multi-sites pour les entreprises avec opérations nationales ou internationales

Pour les entreprises opérant dans plusieurs régions ou pays, il est souvent préférable d’opter pour une structure géographique. Cela permet de gérer l'accès en fonction des différents sites et même de donner une certaine autonomie aux équipes locales tout en gardant une cohérence au niveau du groupe.

• Niveau 1 : Accès groupe (siège social, directions et sous-directions);
• Niveau 2 : Accès par filiale régionale (pays, région, ville);
• Niveau optionnel : Accès par type de site (Bureau, Usine, Entrepôt, Boutique);
• Niveau 3 : Accès restreints par pôle/équipe (selon les missions et responsabilités : RH -> Recrutement, Paie, Formation…) et en fonction du niveau d'accès utilisateur : Administrateur, Utilisateur standard…
  > Modèle déclinable avec la possibilité de donner de l’autonomie en local avec des catégories de partage gérées par les managers locaux.

Télécharger le modèle d’arborescence “multi-sites” en cliquant ici !

L'arborescence idéale pour les ESN et expert-comptables : organiser les mots de passe par client ou projet

Les agences, les consultants, les ESN ou encore les cabinets comptables par exemple ont tout intérêt à organiser leurs mots de passe par client ou projet. Ce modèle permet une gestion fine de l’accès aux ressources nécessaires à chaque projet ou client.

• Niveau 1 : Accès groupe : siège social, directions et sous-directions;
• Niveau optionnel : Accès par filiale régionale (pays, région, ville);
• Niveau 2 : Accès communs pour tous les clients ou projets;
• Niveau 3 : Accès restreint aux équipes travaillant pour des comptes clients ou projets spécifiques et en fonction du niveau d'accès utilisateur : Admin, Utilisateur standard, Modérateur…).

Télécharger le modèle d’arborescence spéciale ESN / Experts-comptables en cliquant ici !

L'arborescence spécifique à la DSI (pour une gestion plus technique)

Pour les entreprises ayant une DSI (Direction des Systèmes d'Information) ou un département IT, une arborescence dédiée à la gestion des mots de passe des infrastructures et applications peut être appropriée.

• Niveau 1 : Accès communs du SI;
• Niveau 2 : Accès par environnement (Applications, Infrastructures, Architecture, Sécurité, Centre de service…);
• Niveau 3 : Accès restreint par sous-environnement (Applicatif, Infrastructure, Cybersécurité, Réseau…) et en fonction du niveau d'accès utilisateur : Admin, Utilisateur standard…
  
  

Télécharger le modèle d’arborescence spéciale DSI en cliquant ici !

> Ce modèle est déclinable, pour une DSI externalisée par comptes clients : 

• Niveau 1 : Accès communs du SI ; 
• Niveau 2 : Accès par environnement (Applications, Infrastructures, Architecture, Sécurité, Centre de service…) ; 
• Niveau 3 : Accès par sous-environnement (Applicatif, Infrastructure, Cybersécurité, Réseau…) ; 
• Niveau 4 : Accès par comptes clients ; 
• Accès restreint par outils ou données spécifiques et en fonction du niveau d'accès utilisateur : Admin, Utilisateur standard…).

Conseil pratique N°1 : N'oubliez pas les "break glass account" (ou "compte bris de glace")

La gestion des comptes break glass, ou comptes d’urgence, mérite une attention particulière dans une arborescence. En cas de cyberattaque majeure, lorsque l’accès aux systèmes est compromis, ces comptes permettent de rétablir la situation sans compromettre la sécurité globale. Cependant, l’utilisation de ces comptes doit être rigoureusement contrôlée.

Conseil pratique N°2 : Les espaces personnels

Certaines organisations choisissent de désactiver les espaces personnels sur les outils de gestion de mots de passe professionnels pour éviter que des mots de passe personnels ne soient stockés dans un environnement professionnel. Cette décision s’inscrit dans une logique de sécurisation maximale des données, afin d’éviter toute confusion entre les informations professionnelles et personnelles. 

Pour répondre à ce défi, ces entreprises optent pour la création de catégories de partage dédiées, appelées “Dossiers individuels” par exemple, pour stocker et contrôler les mots de passe professionnels nominatifs (c'est-à-dire les mots de passe liés à des outils ou ressources spécifiques à l’entreprise mais propres à chaque utilisateur).

Meilleures pratiques pour la gestion des mots de passe en entreprise

Une fois l’arborescence mise en place, il est essentiel de suivre quelques bonnes pratiques pour optimiser la gestion des mots de passe.

• Nomenclature claire : Une nomenclature cohérente améliore la lisibilité et facilite la gestion des mots de passe. Assurez-vous que l’arborescence soit facilement compréhensible par tous les utilisateurs. Vous facilitez ainsi la recherche de mots de passe par mot-clé. LockPass vous offre également la possibilité d’ajouter des “tags” à vos mots de passe pour simplifier plus encore la recherche d’un accès en particulier.
  
  
• Gestion des accès au moindre privilège : Adoptez une approche de gestion granulaire des accès en intégrant votre gestionnaire de mots de passe avec votre annuaire d’entreprise. En intégrant LockSelf avec votre annuaire d'entreprise, les rôles et privilèges définis dans l'annuaire peuvent être automatiquement synchronisés avec le gestionnaire de mots de passe, ce qui évite la création manuelle d’utilisateurs et d’accès dans l’outil.
   
  • Cas d’usage 1: Lorsqu’un nouvel employé rejoint l’entreprise, son profil est ajouté dans l’annuaire d’entreprise. LockSelf récupère automatiquement les rôles et les privilèges associés à ce profil et lui attribue les accès nécessaires. 
  • Cas d’usage 2 : Si un employé change de département ou de rôle, ses privilèges sont ajustés automatiquement dans LockSelf en fonction des modifications apportées dans l'annuaire.
  • Cas d’usage 3 : Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, son profil dans l'annuaire d'entreprise est supprimé. Il n’a donc plus accès à LockSelf (dès lors que la connexion se fait en SSO).
  • Révisions régulières : Planifiez des audits réguliers pour vous assurer que l’arborescence reste adaptée aux besoins de l’entreprise.
    
    

Adoptez l'arborescence idéale pour sécuriser et simplifier la gestion des mots de passe avec LockPass

Gérer les mots de passe en entreprise est essentiel pour protéger vos données et garantir la sécurité des informations. Que vous soyez une petite équipe ou une grande organisation, il est important de trouver une arborescence qui soit à la fois sécurisée, simple à utiliser et capable de s’adapter à l’évolution de votre entreprise. Cela peut faire toute la différence pour éviter des failles de sécurité et faciliter l'accès aux bonnes ressources.

Nous espérons que les modèles partagés ici vous aideront à choisir l’arborescence la mieux adaptée à votre structure. Mais rappelez-vous, ces modèles ne sont pas des solutions toutes faites. Ils sont conçus pour être une base de réflexion, et doivent s’adapter à la réalité de votre organisation, de vos équipes, de vos projets et de votre secteur. Avant de vous lancer, il est essentiel de prendre le temps de bien comprendre les spécificités de votre entreprise et de définir un modèle qui y correspond vraiment. Si vous avez des questions ou besoin d’aide pour ajuster cela à vos besoins, nos équipes sont là pour vous accompagner.

Avec LockPass, partager des mots de passe entre collaborateurs devient simple et sécurisé. Plus qu’un outil de cybersécurité, c’est un véritable partenaire dans la gestion de vos accès professionnels. 

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