Expert-comptable : comprendre l'importance d'une arborescence de mots de passe adaptée
Les experts-comptables : une cible de choix pour les hackers
Dans l’exercice de leur fonction, les cabinets d'expertise comptable manipulent les données sensibles de leurs clients, telles que des informations fiscales, les salaires des employés, les détails sur les ressources humaines, ainsi que des données bancaires et des transactions financières.
Cette concentration d'informations fait de la profession, des cibles privilégiées pour les cybercriminels, qui tentent d’acquérir ces données en exploitant des failles humaines (mot de passe faible, erreur de manipulation, transfert de document par email…), qui entraînent des conséquences catastrophiques, tant pour les clients que pour le cabinet lui-même.
Les experts-comptables portent la responsabilité directe de la protection et de la confidentialité de ces données. Parmi les mesures de sécurité essentielles à mettre en place, il y a l’adoption d’un gestionnaire de mots de passe pour sécuriser les accès. Une fois que vous avez choisi un gestionnaire de mots de passe adapté à votre cabinet, une question clé se pose : comment organiser vos mots de passe en fonction de la structure de votre cabinet d’expertise comptable ?
Après avoir interrogé de nombreux professionnels du secteur, qui utilisent au quotidien le gestionnaire de mots de passe LockPass, nous avons identifié 3 types de modèles d’arborescences dédiés aux comptables pour une gestion sécurisée et simplifiée des accès.
En quoi l'arborescence améliore la gestion des accès pour un cabinet d'expertise comptable ?
L’arborescence de votre gestionnaire de mots de passe est une structure qui permet d’organiser les accès en fonction des rôles, des responsabilités et des missions.
Les cabinets comptables ont besoin de modèles d’accès spécifiques, en raison de la nature des informations traitées et de leur activité de conseil pour les entreprises. De plus, les collaborateurs ont des rôles et responsabilités différents, nécessitant des niveaux d’accès spécifiques. Par exemple : les comptables peuvent avoir besoin d'accéder aux dossiers financiers des clients, mais pas nécessairement à leurs documents fiscaux ou juridiques ; les auditeurs auront besoin d'accéder aux rapports d'audit et aux états financiers, tandis que les conseillers fiscaux auront besoin des informations liées à la fiscalité.
La première priorité est de protéger les données des clients et de garantir que les mots de passe soient partagés uniquement avec les bonnes personnes. Chaque membre de l’équipe doit avoir un accès limité aux informations dont il a besoin, en fonction de son rôle et de son niveau de responsabilité.
Dans ce contexte, des solutions comme LockPass permettent de définir avec précision qui peut accéder à quoi, de répliquer l'annuaire d'entreprise et les droits associés à chaque personne directement dans l’arborescence des accès.
Cela rend l’implémentation, les onboardings et offboardings beaucoup plus rapide et simple à gérer.
2 facteurs à prendre en compte pour créer une arborescence de mots de passe
Lorsque vous créez l’arborescence de vos mots de passe pour un cabinet comptable, plusieurs facteurs doivent être pris en compte, notamment la taille de votre cabinet et sa structure.
Des besoins différents selon la taille du cabinet
- Petits cabinets : pour les petites structures, une organisation simple est souvent suffisante. Vous pouvez gérer l’accès aux outils et logiciels de l’ensemble de vos clients rapidement, en maintenant un niveau de sécurité élevé.
- Cabinets moyens et grands : pour des structures plus importantes, une arborescence plus hiérarchisée sera nécessaire pour gérer les différents rôles, expertises, départements et missions. À cela, s'ajoute souvent une gestion multi-sites, pour ceux qui possèdent différentes filiales dans plusieurs régions.
L'impact de la structure organisationnelle du cabinet comptable sur l'arborescence
Dans un cabinet comptable, la manière dont vous organisez vos équipes peut influencer la structure de vos mots de passe. Par exemple, si votre cabinet est organisé par expertise (comptabilité, paie, gestion sociale, fiscalité, juridique, audit, création et reprise d’entreprise, gestion de patrimoine, etc…), une hiérarchisation par domaine d'activité est préconisée.
En revanche si chaque collaborateur gère plusieurs clients de A à Z, une approche par projet ou client sera favorisée. Vos collaborateurs peuvent aussi disposer d’un accès limité en fonction de leur rôle/responsabilités dans le cabinet et du domaine d’expertise auquel ils sont affectés (experts-comptables, assistants, ou responsables d’une expertise).
Top 3 des arborescences courantes pour un cabinet d'expertise comptable
En fonction de la structure de votre cabinet et de la nature de vos projets, plusieurs modèles d’arborescence peuvent être envisagés.
Modèle par client
Ce modèle est particulièrement utile pour un expert-comptable qui cherche à retrouver rapidement tous les mots de passe et informations liées à un client spécifique.
Cette structure est également avantageuse lorsqu'un cabinet comptable regroupe plusieurs utilisateurs qui gèrent différents aspects d'un même dossier client. Chaque utilisateur peut avoir un niveau d'accès personnalisé en fonction de son rôle.
Par exemple, un utilisateur en charge de la paie pour un client aura uniquement accès aux outils et documents nécessaires à la gestion des salaires et des déclarations sociales de ce client, sans pouvoir consulter d'autres informations liées à la comptabilité ou à la fiscalité de ce même client. Le responsable de compte pourra en revanche bénéficier d’un accès global à l’ensemble des mots de passe de son client. Cette approche garantit que chaque utilisateur a accès exclusivement aux données des clients dont il est responsable.
- Niveau 1 : Accès général – Niveau d'accès de base pour l’ensemble des collaborateurs du cabinet;
- Niveau 2 : Accès commun pour tous les clients - un espace commun où sont stockées des informations et outils utilisés par toutes les équipes (indépendamment de l’expertise);
- Niveau 3 : Accès restreint aux outils, logiciels ou données spécifiques du client (en fonction des équipes spécifiques travaillant pour ce client).
Télécharger le modèle d’arborescence par client en cliquant ici !
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Catégorie de mdp |
Sous catégorie |
Assets |
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Direction |
COMEX |
Accès aux outils et plateforme de la Direction |
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Accès communs |
Wifi, Local Vélo, Imprimante, Outils de gestion, Logiciels généraux, … |
Accès communs à tous les collaborateurs |
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Fonction support |
Secrétariat |
Accès aux comptes et plateformes par fonctions supports |
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Tous les clients |
Client A |
Accès aux comptes et accès client A (comptabilité, fiscalité, paie, …) |
Modèle par expertise (ou spécialité)
Une autre option consiste à organiser les mots de passe par expertise (comptabilité, audit, fiscalité, social, gestion de patrimoine, etc.). Ce modèle permet de regrouper tous les mots de passe relatifs à un service précis. Il est adapté aux cabinets plus diversifiés, où les équipes sont spécialisées dans des domaines spécifiques, et où l’accès aux outils et informations se fait selon les spécialités des collaborateurs.
- Niveau 1 : Accès général – Niveau d'accès de base pour l’ensemble du cabinet;
- Niveau 2 : Accès par expertise (Expertise comptable, expertise sociale, Audit) - Un espace dédié où se trouvent les équipes d’une spécialité en particulier;
- Niveau 3 : Accès restreint aux clients des équipes travaillant pour une expertise en particulier; (en fonction du niveau d'accès utilisateur : Admin, Utilisateur standard, Modérateur…).
Télécharger le modèle d’arborescence par expertise en cliquant ici !
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Catégorie de mdp |
Sous catégorie |
Assets |
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Direction |
COMEX |
Accès aux outils et plateforme de la Direction |
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Accès communs |
Wifi |
Accès communs à tous les collaborateurs |
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Fonction support |
Secrétariat |
Accès aux comptes et plateformes par fonctions supports |
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Business Unit 1 |
Accès communs |
Accès aux comptes et accès client A, B, C |
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Business Unit 2 |
Accès communs |
Accès aux comptes et accès client D, E, F |
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Business Unit 3 |
Accès communs |
Accès aux comptes et accès client G, H, J |
Modèle pour les cabinets multi-sites
Le modèle multi-sites est destiné aux cabinets ayant plusieurs agences ou sites.
- Niveau 1 : Accès groupe (siège, directions, sous-directions);
- Niveau 2 : Accès par filiale régionale;
- Niveau 3 : Accès par client ou par expertise;
- Niveau 4 : Accès par compte client; accès restreint par outils, logiciels ou données spécifiques, en fonction du niveau d'accès utilisateur : Admin, Utilisateur standard…).
> Modèle déclinable, avec autonomie locale. Cette déclinaison est particulièrement utile pour les cabinets qui gèrent des bureaux dans différentes villes ou pays. Les managers locaux peuvent gérer les mots de passe et les accès au niveau de leur site tout en respectant les directives centrales du cabinet.
Télécharger le modèle d’arborescence “multi-sites” en cliquant ici !
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Catégorie de mdp |
Sous catégorie 1 |
Sous catégorie 2 |
Assets |
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Accès groupe |
Siège social |
Direction/COMEX |
Accès aux outils et plateforme groupe, directions et sous-directions/fonctions supports |
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Filiales Ile de France |
Paris 9 |
Accès communs |
Accès aux logiciels, comptes, outils par agence de l’Île-de-France |
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Filiales Rhône |
Lyon Bellecour |
Accès communs |
Accès aux logiciels, comptes, outils par agence du Rhône |
Il est important de rappeler que les arborescences que nous proposons ne sont pas figées. Elles peuvent d’ailleurs être combinées, adaptées, affinées pour répondre aux spécificités de votre cabinet.
Étude de cas, l'approche du cabinet Baker Tilly : Chaque agence gère ses accès, en respectant les standards globaux de sécurité. Cela leur permet d’assurer une gestion centralisée des accès en répondant aux besoins spécifiques de chaque agence et maintenant une politique de sécurité globale uniforme.
Meilleures pratiques pour choisir une solution de gestion de mots de passe pour son cabinet comptable
Une fois l’arborescence mise en place, il est essentiel de suivre quelques bonnes pratiques pour optimiser la gestion des mots de passe.
À faire pour bien choisir un gestionnaire de mots de passe (ex. LockPass) :
🔲 Évaluer les besoins de votre cabinet : nombre d’utilisateurs, types d’accès, niveaux de sensibilité.
🔲 Vérifier l’ergonomie de l’outil : l’interface est-elle intuitive pour tous les collaborateurs ?
🔲 Privilégier la gestion granulaire des accès : possibilité d’attribuer des droits précis selon les rôles des collaborateurs.
🔲 Assurer l’intégration avec l’annuaire d’entreprise : pour automatiser l’attribution et la révocation des accès. En synchronisant LockPass avec votre annuaire d'entreprise, les rôles et privilèges définis dans l'annuaire peuvent être automatiquement synchronisés, ce qui évite la création manuelle de groupes d’utilisateurs et d’accès dans l’outil :
- Nouvel employé : il est ajouté à votre annuaire entreprise → LockPass lui attribue automatiquement les accès correspondant à son rôle.
- Changement de poste : son rôle change dans l’annuaire → mise à jour automatique de ses accès dans LockPass.
- Départ d’un collaborateur : son compte est supprimé → tous ses accès sont révoqués instantanément via LockPass.
🔲 S’assurer de l’évolutivité de la solution : l’outil peut-il accompagner la croissance de votre cabinet ?
🔲 Vérifier les garanties de sécurité : chiffrement, conformité réglementaire, certification ANSSI, etc.
Avec LockPass, sécuriser et gérer facilement vos mots de passe d'entreprise
Nous espérons que les modèles présentés ici vous aideront à choisir l'arborescence la mieux adaptée à votre organisation. Toutefois, il est important de noter que ces modèles sont des points de départ et doivent être ajustés en fonction des spécificités de votre structure, de vos équipes, de vos projets et de votre secteur.
Avant de prendre toute décision, il est essentiel de bien comprendre les besoins de votre entreprise et de définir un modèle qui y corresponde pleinement. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour personnaliser cela selon vos exigences, nos équipes sont disponibles pour vous accompagner.
