La sécurité des fichiers d’entreprise (contrats, rapports confidentiels, documents RH, bulletins de paie..) est aujourd’hui un point de vulnérabilité majeur face aux cybermenaces. Ransomwares, fuites de données, accès non maîtrisés : les risques se multiplient, tandis que les exigences réglementaires se durcissent. Dans ce contexte, le coffre-fort électronique s’impose comme une solution stratégique, capable d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des documents sensibles. Découvrez pourquoi un coffre-fort électronique est indispensable pour assurer la sécurité des fichiers et la conformité aux exigences cyber les plus strictes en 2025.
Un coffre-fort électronique est une solution numérique spécialisée dans le stockage sécurisé des documents sensibles d’entreprise. Cet outil utilise plusieurs technologies avancées pour protéger les fichiers : le chiffrement des données (AES-256 ou RSA-4096), l’authentification multifacteur (MFA) et la gestion fine des droits d’accès utilisateurs. Chaque donnée est ainsi chiffrée individuellement, assurant une confidentialité maximale, même en cas d’accès non autorisé.
Concrètement, les fichiers placés dans un coffre-fort numérique sont automatiquement chiffrés lors de leur dépôt (on parle ici de « chiffrement à la volée »), puis stockés dans des environnements sécurisés (cloud privé ou serveur dédié). Les utilisateurs disposent de droits d’accès strictement contrôlés par une segmentation rigoureuse : seul un nombre limité de collaborateurs ou partenaires peut accéder aux données sensibles, avec des accès traçables et limités dans le temps.
Il existe plusieurs types de coffres-forts électroniques, répondant à plusieurs cas d’usages spécifiques en entreprise :
Les cybermenaces ont évolué. En 2025, les attaques par ransomware visent de plus en plus les documents stratégiques des entreprises. Par ailleurs les fuites de données, qu’elles soient causées par des malwares ou par des erreurs humaines, ont un impact direct sur la continuité d’activité, la réputation de l’organisation et sa conformité réglementaire.
Dans ce contexte, le coffre-fort électronique se distingue par sa capacité à maintenir l’intégrité des données, même en cas d’incident.
En effet et contrairement aux solutions classiques comme les serveurs locaux, NAS ou espaces de stockage cloud généralistes (OneDrive, Google Drive, Dropbox), utiliser un coffre-fort numérique apporte un niveau supérieur de sécurité grâce à des mécanismes avancés : chiffrement systématique avec clefs individuelles, gestion granulaire des droits d’accès, ainsi qu’une meilleure conformité réglementaire. Les coffres-forts électroniques offrent également une meilleure résilience face aux cyberattaques comme les ransomwares, en réduisant les risques de perte ou de compromission des données stratégiques.
L’environnement réglementaire lié à la protection des données s’est durci. En plus du RGPD, les entreprises opérant dans l’Union Européenne doivent désormais intégrer dans leur gouvernance les exigences de la directive NIS2 et de la réglementation DORA, qui imposent un haut niveau de résilience et de sécurité des systèmes d’information.
NIS2 élargit le périmètre des entités soumises à des obligations de cybersécurité et renforce les exigences en matière de protection des données critiques. Elle impose notamment la mise en œuvre de mesures techniques robustes pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations. Par exemple, le chiffrement des données sensibles est explicitement mentionné comme une mesure de protection attendue2.
Le règlement DORA3 impose quant à lui aux acteurs du secteur financier une gestion rigoureuse des risques informatiques, incluant la sécurisation des données stockées et en transit, la traçabilité des accès, la journalisation des événements de sécurité et la capacité à fournir des preuves d’intégrité des données à tout moment.
Un coffre-fort électronique répond à ces exigences, en appliquant notamment un chiffrement des documents au repos et en transit. Par ailleurs, il empêche tout accès non autorisé par une authentification multifacteur, une gestion des droits granulaire, et enregistre automatiquement toutes les actions dans un journal horodaté, exploitable en cas d’audit.
En cas de contrôle de conformité ou d’enquête post-incident, l’entreprise est ainsi en mesure de démontrer la mise en œuvre de mesures de sécurité conformes aux directives européennes, et de fournir des preuves techniques de la bonne gestion de ses documents sensibles. Ce niveau de préparation réduit considérablement les risques juridiques et réputationnels liés à la non-conformité.
Le coffre-fort numérique peut répondre à des besoins très variés selon le contexte organisationnel, les métiers ou les secteurs d’activité. Toutefois, certains usages se démarquent comme étant particulièrement répandus et structurants dans les entreprises :
Pour garantir la protection des documents sensibles, les entreprises doivent s’appuyer sur des référentiels solides, à la fois réglementaires et normatifs. Le RGPD4, tout d’abord, impose aux organisations de protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé. Il recommande expressément le chiffrement, le contrôle strict des accès et la capacité à tracer les opérations effectuées sur ces données.
La norme internationale ISO/IEC 270015 va plus loin en structurant la sécurité documentaire dans une démarche de gestion des risques. Elle prévoit notamment la classification des documents selon leur sensibilité, l’implémentation de politiques de sécurité adaptées, et la mise en œuvre de mesures techniques comme le chiffrement, la journalisation ou la MFA.
À cela s’ajoutent des normes françaises spécifiques. Par exemple, NF Z42-020 encadre la conservation des documents à valeur probatoire dans un coffre-fort électronique6, en garantissant leur intégrité, leur traçabilité et leur opposabilité juridique. La NF Z42-025 concerne plus spécifiquement le stockage des bulletins de paie électroniques, en imposant une conservation sécurisée sur le long terme et un accès individualisé pour chaque salarié.
Un coffre-fort numérique permet de sécuriser les documents sensibles tout en garantissant la capacité de l’entreprise à prouver, à tout moment, la bonne application des mesures exigées par les plus hautes normes de cybersécurité.
Par exemple, un coffre-fort électronique centralise la gestion des accès, s’intègre aux annuaires d’entreprise et applique des règles précises de contrôle fondées sur les rôles. Cette gouvernance rigoureuse réduit les risques d’exposition accidentelle ou malveillante des documents confidentiels. De plus, la journalisation des actions – avec horodatage et identification de l’utilisateur – assure une traçabilité complète, indispensable en cas d’audit, d’enquête post-incident ou de contrôle réglementaire.
Autre point fort, la gestion automatisée du cycle de vie documentaire. Le coffre-fort applique, pour chaque type de fichier, des durées de conservation conformes à la réglementation, puis assure leur suppression ou leur archivage sécurisé à l’échéance prévue.
LockSelf est une solution souveraine française, conçue pour répondre aux exigences de sécurité, de confidentialité et de conformité documentaire des entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Pensée dès l’origine pour s’intégrer dans une stratégie de cybersécurité d’entreprise, la suite LockSelf offre un environnement robuste pour le stockage et le partage sécurisé des fichiers sensibles, en complément d’un gestionnaire de mots de passe intégré.
Au cœur de la plateforme, deux modules assurent la protection des fichiers au repos, via un coffre-fort numérique, et en transit, grâce à un mécanisme de transfert sécurisé. Chaque fichier est automatiquement chiffré à l’aide d’algorithmes de référence (AES-256), assurant que même en cas de compromission, les données restent illisibles pour un tiers.
De plus, la gestion des droits d’accès est granulaire et centralisée : les administrateurs peuvent définir précisément qui peut consulter, télécharger et partager un fichier, selon le rôle, le groupe d’appartenance ou des règles métiers spécifiques.
Par ailleurs, l’un des points forts de LockSelf réside dans sa capacité à fournir une visibilité complète sur l’usage de la plateforme, via un tableau de bord. Ce dernier permet aux équipes IT de visualiser en temps réel la surface d’exposition documentaire, de cartographier les transferts effectués, d’identifier les adresses mail ayant reçu un document, ou encore de connaître le nombre de fichiers partagés avec ou sans mot de passe. Ces indicateurs facilitent à la fois la supervision de la sécurité documentaire, mais aussi la détection d’usages non conformes ou suspects.
Du point de vue de la conformité, LockSelf permet une interconnexion fluide avec les outils de cybersécurité existants. La solution peut être reliée à un SIEM d’entreprise ou à une plateforme de supervision comme le SOC Sekoia, afin d’intégrer les événements de sécurité liés aux documents dans le périmètre global de détection des menaces. Cette capacité d’interopérabilité renforce considérablement la posture de sécurité de l’organisation et répond aux attentes de directives comme NIS2 ou DORA.
Enfin, LockSelf a été pensé pour être accessible à tous, même aux utilisateurs les moins techniques, sans compromis sur la sécurité. L’interface est intuitive, ergonomique, et conçue pour faciliter l’adoption par les équipes métiers tout en laissant aux DSI un contrôle total sur les paramètres de sécurité, les habilitations et les flux documentaires.
Vous l’aurez compris, dans le contexte réglementaire actuel, la dématérialisation des bulletins de paie ne peut se faire sans garanties techniques fortes. LockSelf répond aux exigences de la norme NF Z42-025 en matière de conservation sécurisée des bulletins de paie, tout en simplifiant la gestion pour les RH et les collaborateurs.
Chaque salarié dispose d’un accès individualisé à ses documents via une interface dédiée, sécurisée par une authentification multifacteur. Les bulletins sont chiffrés dès leur dépôt dans la plateforme, et leur accès est strictement limité au collaborateur concerné. L’entreprise peut ainsi démontrer sa conformité en cas de contrôle, tout en assurant la traçabilité complète des consultations et téléchargements. Cette approche permet de concilier sécurité, conformité légale et expérience utilisateur fluide, sans recourir à une solution externe supplémentaire.
Au-delà des bulletins de paie, LockSelf permet également de sécuriser d’autres documents RH confidentiels : contrats de travail, avenants, évaluations, documents disciplinaires… Chaque type de document peut faire l’objet d’une politique d’accès et de conservation spécifique, gérée directement depuis la plateforme.
Un des grands avantages de LockSelf est sa capacité d’intégration avec les infrastructures IT déjà en place dans l’entreprise. La solution peut être reliée à l’annuaire d’entreprise (Active Directory, Azure AD), permettant une réplication automatique des droits d’accès selon les groupes utilisateurs, les départements ou les rôles définis dans l’organisation. Cette approche réduit considérablement la charge d’administration pour les équipes IT tout en assurant la cohérence des habilitations dans le temps.
La suite LockSelf s’adapte aussi bien aux environnements des grandes entreprises qu’à ceux des PME en recherche de contrôle renforcé sur leurs fichiers sensibles. Les règles de sécurité, les niveaux d’accès, ou encore les durées de conservation peuvent être ajustés en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation.
Pour faciliter l’usage quotidien, un plugin Outlook / Office 365 permet de sécuriser les documents directement depuis la messagerie, sans quitter l’interface habituelle des utilisateurs. Lors de l’envoi d’un fichier, l’expéditeur peut limiter le nombre de téléchargements ou fixer une date d’expiration automatique. Cette intégration contribue à diffuser une culture de la sécurité documentaire dans l’entreprise, sans alourdir les processus métiers.
Sources :
1 https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000033625104
2 https://cyber.gouv.fr/la-directive-nis-2
3 https://aide.monespacenis2.cyber.gouv.fr/fr/article/comment-la-directive-nis-2-sarticule-t-elle-avec-le-reglement-digital-operational-resilience-act-dora-s4ntec/
5 https://www.iso.org/fr/standard/27001