Entreprises : dlp et sécurisation des fichiers sensibles

Le partage de fichiers sensibles en interne est pratiqué quotidiennement dans la plupart des entreprises. Or, une mauvaise gestion de ces échanges peut entraîner des fuites d’informations critiques, compromettant non seulement la confidentialité des données, mais aussi la réputation de l’organisation. Il est donc prioritaire de sécuriser ces transferts, via des mesures de sécurité dédiées. Découvrez nos conseils et bonnes pratiques, pour partager des fichiers sensibles en interne en toute sécurité et tout comprendre sur la Data Loss Prevention (dlp).

Partager des fichiers sensibles en interne de manière sécurisée : les enjeux

Pourquoi protéger les fichiers sensibles en interne ?

Le partage de fichiers sécurisé est un enjeu majeur en entreprise. Particulièrement, les fichiers sensibles, par leur nature même, contiennent des informations critiques pour l'entreprise, qu'il s'agisse de données personnelles, de secrets commerciaux ou de documents financiers. Leur protection est donc primordiale pour éviter les conséquences d’une cyberattaque, pouvant inclure des pertes financières, une détérioration de la réputation de l'entreprise, ou encore des sanctions juridiques.

L’affaire Uber de 2016¹ illustre parfaitement les conséquences d’une mauvaise gestion des fichiers sensibles en interne. Des hackers ont réussi à accéder aux données personnelles de plus de 57 millions de chauffeurs et d’utilisateurs, exploitant une faille dans la gestion des accès internes. Cette fuite n’a pas seulement coûté des millions de dollars à l’entreprise en amendes et règlements ; elle a également porté un coup sévère à sa réputation, ébranlant durablement la confiance de ses utilisateurs et partenaires.

Le partage interne de fichiers sensibles ciblé par les cyberattaques

Le partage interne de fichiers constitue une cible de choix pour les cybercriminels, car ce type de transfert présente souvent des vulnérabilités exploitables. Plusieurs vecteurs d’attaque sont régulièrement utilisés pour infiltrer ces échanges internes et obtenir des informations sensibles.

L’un des vecteurs les plus courants est le phishing et les attaques ciblées. Les hackers envoient des mails frauduleux soigneusement élaborés pour inciter les employés à télécharger des fichiers malveillants ou à divulguer involontairement des informations confidentielles. En exploitant la confiance ou la négligence des employés, ces cyberattaques peuvent rapidement contourner les mesures de sécurité traditionnelles.

Un autre danger réside dans la malveillance interne. Certains employés mécontents ou motivés par des avantages financiers peuvent délibérément divulguer des données sensibles à des parties externes, comme cela a déjà été le cas chez Tesla². 

En 2018, un employé mécontent a saboté le système de production de l'entreprise en modifiant le code des logiciels et en volant des données sensibles. Il a ensuite divulgué ces informations à des tiers non autorisés, causant des perturbations dans les opérations et exposant l'entreprise à des risques de sécurité accrus. Elon Musk a confirmé que l'employé agissait par vengeance après ne pas avoir reçu une promotion, illustrant comment les motivations internes peuvent entraîner des fuites de données et autres formes de sabotage.

Partage interne de fichiers sensibles et facteur humain

Même avec les meilleures intentions, les collaborateurs ne sont pas à l’abri d’une erreur pouvant compromettre la sécurité du partage des fichiers sensibles en interne. Preuve en est, selon un rapport de Verizon, près de 83 % des violations de données en 2022 impliquaient des acteurs internes. ³

Parmi les erreurs humaines les plus fréquentes, on compte :

• Une mauvaise gestion des droits d’accès : un problème dans la configuration des droits d'accès ou une segmentation inadéquate des permissions peut permettre à des collaborateurs ou des prestataires externes d'accéder à des fichiers qu'ils ne devraient pas consulter. Cela augmente le risque de partage involontaire ou intentionnel de ces informations sensibles avec des tiers non autorisés.
  
  

Le partage non sécurisé : l’utilisation d’outils de transfert de fichiers grand public, comme WeTransfer ou des services non chiffrés, expose les informations sensibles à des interceptions ou à des détournements par des cybercriminels.

Qu'est-ce que la Data Loss Prevention (DLP) ?

DLP : définition

La Data Loss Prevention, ou prévention des fuites de données, est une stratégie qui vise à empêcher la divulgation non autorisée d'informations sensibles. Elle se matérialise par des logiciels et outils de gestion surveillant les flux de données à travers divers canaux comme les mails, le cloud ou le réseau, tout en bloquant les partages non autorisés. 

Les solutions DLP classifient automatiquement les fichiers selon leur contenu, permettant d'appliquer des politiques de sécurité adaptées et de prioriser la protection des documents en fonction de leur sensibilité. En outre, elles aident les entreprises à se conformer aux obligations légales comme celles imposées par le RGPD, qui fait de la confidentialité et de l'intégrité des données personnelles une priorité.

Quels types de données doivent être protégées par une solution DLP ?

Les solutions de Data Loss Prevention visent à protéger un large éventail de données critiques pour l’entreprise. Parmi les types de données à protéger en priorité à l’aide d’outils DLP, on trouve :

• Les données clients : cela inclut les informations personnelles comme les noms, adresses, numéros de sécurité sociale, ou encore les détails des cartes de paiement. Par exemple dans le secteur bancaire, les solutions DLP sont obligatoires pour éviter les fuites de données sensibles des clients lors d'échanges internes ou avec des prestataires.
  
  
• Les informations financières : les entreprises manipulent une quantité importante de données financières (prévisions budgétaires, documents fiscaux...) qui doivent impérativement être protégées lors de leur transfert. 
  
  
• Les secrets commerciaux et informations stratégiques : les brevets, ou encore les méthodes de fabrication sont des actifs essentiels à la compétitivité d’une entreprise. C’est pourquoi il est indispensable de les protéger via une solution DLP !

Bonnes pratiques pour segmenter l'accès aux documents sensibles en entreprise

Pourquoi segmenter les accès lors du partage de fichiers sensibles ?

Un accès non segmenté aux fichiers sensibles expose l'entreprise à des risques importants de fuites internes ou de compromission de données. Lorsque tous les collaborateurs peuvent accéder librement à des informations confidentielles, la probabilité d'incidents augmente considérablement, que ce soit par erreur humaine, malveillance ou exploitation de failles.

Dans ce contexte, la règle du moindre privilège est une pratique incontournable dans la segmentation des accès. Cette approche consiste à limiter les droits d'accès des collaborateurs aux seules ressources nécessaires à l'exécution de leurs tâches. En appliquant cette règle, les entreprises peuvent réduire la surface d'exposition aux incidents de sécurité tout en minimisant les risques d'abus ou d’erreurs humaines.

Comment mettre en place une segmentation des accès efficace ?

Pour garantir une segmentation des accès optimale, les entreprises doivent mettre en œuvre des solutions adaptées, en s'appuyant notamment sur des outils de gestion des accès et des identités (IAM). Ces solutions permettent d’administrer et de surveiller les droits d'accès des utilisateurs en temps réel. Voici les bonnes pratiques à adopter pour une segmentation des accès efficace :

1. Définir des rôles et des permissions spécifiques : Il est important d'attribuer des permissions d'accès en fonction des postes, des responsabilités et des besoins. Un système de Rôle-Based Access Control (RBAC) peut être utilisé pour créer des rôles définis par les fonctions au sein de l'entreprise. Par exemple, un DSI aura un accès plus étendu à des données techniques alors qu'un assistant commercial pourra accéder uniquement à certaines données clients pertinentes.
   
   
2. Restreindre les accès temporaires et externes : lorsqu'une collaboration externe est nécessaire, par exemple avec des prestataires ou des consultants, il est important de limiter leurs accès à des périodes précises et à des fichiers spécifiques. Cela peut être automatisé grâce à des solutions d’accès temporaires.
   
   
3. Rotation des clefs d'accès et révision périodique des permissions : les départs d'employés, les changements de postes ou la fin d’un projet sont des moments critiques où il est nécessaire de réévaluer les permissions et de révoquer les accès devenus obsolètes. L’audit périodique des permissions permet également de vérifier si des utilisateurs disposent encore de droits qu’ils n’utilisent plus, évitant les dangers liés à un compte fantôme, par exemple.
   
   
4. Automatiser les processus de gestion des permissions : certaines structures doivent gérer des centaines de comptes utilisateurs. L'automatisation permet de simplifier cette tâche complexe. Des solutions de gestion des accès et des identités couplées à des systèmes de gestion de politiques internes (Policy-Based Access Control) permettent de définir des règles strictes, automatisant l’attribution ou la suppression des accès en fonction de critères prédéfinis.
   
   

Essayez LockPass pour une segmentation fine des accès intégrant la gestion des permissions temporaires et un suivi simplifié grâce à un dashboard d’administration.

Suivi d'activité et historique de téléchargement : une solution pour renforcer la sécurité des fichiers sensibles

Pourquoi surveiller les activités sur les fichiers sensibles ?

La surveillance des fichiers sensibles est déterminante pour prévenir les fuites de données, identifier des menaces potentielles et détecter des comportements anormaux. Sans un système de suivi efficace, il devient difficile de savoir qui a accédé à des fichiers critiques, quand et dans quelles conditions. Cela peut mener à des violations de sécurité coûteuses qui passent inaperçues pendant une longue période.

Par ailleurs, un suivi rigoureux de l’activité sur ces documents permet d’identifier rapidement des comportements douteux, comme :

• Les accès suspects : si un collaborateur d’un département sans lien avec un projet spécifique tente d’accéder à des fichiers stratégiques, cela pourrait indiquer un comportement malveillant ou une tentative de vol d’information.
  
  
• Les modifications inhabituelles : tout changement dans les documents sensibles, surtout s’il est fait par une personne non habilitée, peut être le signe d’une manipulation malveillante ou d’une compromission.
  
  
• Les téléchargements massifs ou récurrents : des téléchargements de grande ampleur ou répétés d’un fichier sensible peuvent indiquer un comportement suspect nécessitant une enquête.
  
  

Vous l’aurez compris, un suivi en temps réel des actions permet d’avoir une vision précise et immédiate de la gestion des fichiers sensibles. Ce type de surveillance offre une transparence totale sur qui accède, télécharge ou modifie un fichier. 

Les avantages des outils de suivi de téléchargement

Les outils de suivi de téléchargement permettent d'obtenir un historique détaillé de toutes les actions effectuées sur les documents critiques, améliorant la traçabilité et la gestion des risques. Côté avantages, on note :

• Un historique d’audit complet : un bon outil de suivi de téléchargement permet de maintenir un journal d’audit détaillé retraçant toutes les interactions avec un fichier sensible. En cas d’incident de sécurité, cet historique sert à identifier la source du problème et comprendre comment un fichier a pu être compromis.
  
  
• Un système d’alertes en temps réel : les outils de suivi peuvent être configurés pour déclencher des alertes automatiques aux administrateurs lorsqu’un comportement suspect est détecté. L’objectif est de permettre une réaction rapide pour stopper une éventuelle fuite de données avant qu'elle ne prenne de l'ampleur.
  
  
• Une mise en conformité facilitée : ces solutions facilitent également le respect des exigences réglementaires. Elles permettent aux entreprises de démontrer qu'elles surveillent activement l'utilisation des fichiers sensibles et qu'elles disposent de mécanismes de traçabilité robustes. En cas d’audit de sécurité ou d’enquête après une violation de données, ces historiques d’activités constituent une preuve de conformité.
  
  
• Un suivi des utilisateurs externes : les organisations qui travaillent régulièrement avec des partenaires externes (fournisseurs, consultants…) doivent également surveiller les accès et les téléchargements de ces tiers. Un outil de suivi permet de contrôler étroitement ce que ces utilisateurs externes peuvent consulter et de vérifier que les informations partagées ne dépassent pas le cadre prévu.

Utiliser des outils de stockage des documents sensibles qui intègrent un suivi des activités

Ces outils ne se contentent pas de stocker des documents, mais intègrent également des fonctionnalités de suivi des activités qui renforcent la sécurité lors du partage de fichiers en interne. En effet, les mécanismes intégrés garantissent que les fichiers sont non seulement stockés de manière sécurisée, mais aussi suivis tout au long de leur cycle de vie, permettant d'examiner les accès, les modifications et les partages.

Un autre avantage de ces solutions est l'automatisation des alertes : en cas de tentatives d'accès non autorisées, le système peut immédiatement notifier les administrateurs ou les utilisateurs concernés, permettant une réaction rapide comme le verrouillage des fichiers. Par exemple, si un collaborateur tente d'accéder à un fichier sensible sans autorisation, une alerte est déclenchée et envoyée à l'équipe de sécurité informatique, qui peut alors enquêter sur la situation.

Côté outils dédiés, la suite LockSelf est un coffre-fort numérique qui allie sécurité des données et fonctionnalités avancées. Avec son tableau de bord complet, les utilisateurs peuvent avoir une vue d'ensemble des activités sur les fichiers sensibles, visualiser l’historique des logs en temps réel, et générer des rapports détaillés. De plus, l’option API permet aux entreprises de créer des alertes spécifiques en fonction de leurs besoins, offrant une flexibilité supplémentaire pour adapter la sécurité à des situations particulières.

LockFiles pour sécuriser le stockage des documents sensibles

LockFiles est une solution spécialisée dans la sécurité des documents sensibles, conçue pour garantir un stockage sécurisé des fichiers.

LockFiles propose un contrôle des accès granulaire, permettant aux utilisateurs de définir des permissions spécifiques pour chaque fichier ou dossier, ce qui garantit que seuls les employés autorisés peuvent accéder à des informations critiques. Pour faciliter la conformité aux réglementations comme le RGPD, LockFiles intègre également des fonctionnalités d'audit détaillées qui aident les entreprises à suivre qui accède à quelles données, et à quel moment.

Comment partager des fichiers sensibles de manière sécurisée en entreprise ?

Sécuriser les fichiers sensibles en amont

Avant d’envisager le partage d’un fichier, il est indispensable de procéder à une analyse approfondie pour identifier le niveau de sensibilité des informations qu'il contient. La classification des documents sensibles permet de déterminer les mesures de sécurité appropriées. Ainsi, les fichiers peuvent être catégorisés en plusieurs niveaux, tels que "confidentiel", "interne uniquement" ou encore "public". Chaque catégorie nécessite des protocoles de partage distincts, ce qui aide à garantir que les documents sont traités conformément à leur sensibilité.

Une fois la classification effectuée, il est important de mettre en place des politiques de partage strictes pour minimiser les risques de fuite d'informations. Cela passe par des restrictions sur le partage avec des entités externes, ou encore l'interdiction de télécharger des fichiers sensibles sur des appareils non sécurisés. 

Enfin, le chiffrement des fichiers sensibles avant leur partage garantit que, même si un fichier est intercepté, son contenu reste inaccessible sans les clefs de déchiffrement adéquates. Les entreprises doivent donc établir des processus de chiffrement intégrés de manière transparente dans le flux de travail des collaborateurs, afin de ne pas perturber leur productivité tout en assurant la sécurité des données.

Les règles DLP à mettre en place pour protéger les fichiers partagés

Pour assurer une protection efficace des fichiers partagés, les entreprises doivent établir des règles de Data Loss Prevention adaptées à leurs besoins. Cela commence par la définition de politiques de sécurité claires basées sur la sensibilité des données. Il est recommandé de catégoriser les données selon leur niveau de risque et d’établir des politiques de protection spécifiques pour chaque type. L’objectif est de s’assurer que les mesures de sécurité sont proportionnelles aux risques associés.

En complément, restreindre les permissions de partage à des groupes d’utilisateurs spécifiques permet de contrôler qui a accès et qui peut partager des informations sensibles, réduisant ainsi le risque d’erreurs humaines ou d'abus internes. Pour que cette démarche de segmentation des droits d’accès soit efficace, nous conseillons également de limiter la durée d'accès aux fichiers sensibles après la fin d’un projet. Cette mesure permet d'éviter que des personnes non autorisées continuent d'accéder à des informations dont elles n'ont plus besoin, renforçant ainsi la sécurité des données sur le long terme.

Enfin, l’intégration d'outils DLP capables de surveiller et de bloquer automatiquement les transferts non autorisés est également indispensable. Comme évoqué plus haut, ces solutions empêchent les fichiers sensibles d'être envoyés vers des destinations non sécurisées. Par exemple, si un collaborateur tente d'envoyer un document classé en dehors des systèmes sécurisés, le système interviendra en bloquant le transfert et en alertant les responsables de la sécurité.

LockTransfer pour sécuriser le partage de fichiers en interne

Locktransfer est une solution de partage de fichiers qui offre des fonctionnalités avancées pour garantir la sécurité des documents sensibles, à l’interne comme à l’externe.

Parmi ses caractéristiques, on trouve le chiffrement de bout en bout pour protéger les données au repos et en transit. 

Locktransfer s’articule autour de 4 grandes caractéristiques, conjuguant sécurité renforcée et facilité d’utilisation :

1. La sécurisation des transferts : les fichiers partagés via Locktransfer sont automatiquement chiffrés de bout en bout, garantissant que seuls les destinataires autorisés peuvent les ouvrir.
   
   
2. Un contrôle d'accès granulaire : les utilisateurs peuvent définir des permissions spécifiques pour chaque transfert, permettant un contrôle strict sur qui peut accéder aux fichiers.
   
   
3. Un suivi des activités : Locktransfer offre des outils de suivi qui permettent de visualiser les actions effectuées sur les fichiers, y compris le nombre de téléchargements effectués et la date d’expiration du partage. C’est l’idéal, pour faciliter la traçabilité et la conformité !
   
   
4. Une utilisation simplissime : avec son interface intuitive, Locktransfer permet aux utilisateurs de partager des fichiers sensibles rapidement et en toute sécurité, sans nécessiter une formation complexe. L’outil dispose même d’un plugin pour les utilisateurs d’Outlook / Office 365 permettant de partager des fichiers de façon sécurisée depuis sa boîte mail.
   
   Le transfert de fichiers sécurisé en interne est donc accessible à tous les collaborateurs, y compris les moins techniques.

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Sources : 

1 https://www.lefigaro.fr/secteur/high-tech/2017/11/22/32001-20171122ARTFIG00018-uber-les-donnees-de-57-millions-d-utilisateurs-ont-ete-piratees-fin-2016.php

2 https://www.lesechos.fr/idees-debats/cercle/opinion-le-piratage-par-un-salarie-ce-risque-que-les-entreprises-ignorent-138123

3 https://www.verizon.com/business/resources/reports/dbir/