Pour envoyer des fichiers lourds en entreprise, on pense souvent pouvoir recourir aux boîtes mails. Or ces dernières disposent généralement d’une limite de poids, dépassant rarement les 20 Mo. Par ailleurs et de par leur nature même, les fichiers volumineux doivent bénéficier de mesures de sécurité particulières, au repos et en transit. Alors, comment gérer le stockage et le transfert des fichiers lourds en entreprise, tout en garantissant leur intégrité ? Découvrez nos bonnes pratiques et outils dédiés !
Transfert de fichiers lourds et risques cyber
Le partage de fichiers sécurisé en entreprise est un enjeu de taille, dont les risques sont parfois sous-estimés. Plus particulièrement, les défis liés à l'envoi de fichiers volumineux sont nombreux et peuvent exposer les données sensibles à des menaces sérieuses. En effet, les fichiers lourds transportent souvent des informations critiques comme des données financières ou des documents juridiques. Leur grande taille complique le processus de transfert, augmentant ainsi les possibilités d’interception malveillante. Ainsi, plus la quantité de données transférées est élevée, plus les opportunités de cyberattaques se multiplient.
Mais les fichiers lourds sont également vulnérables au repos ! Voici les principaux risques liés au transfert et au stockage de fichiers lourds :
- Risques d’interceptions : lorsqu'un fichier volumineux est envoyé sur un réseau non sécurisé, il est particulièrement exposé aux attaques man-in-the-middle. Ce type de cyberattaque permet à un cybercriminel d'intercepter les données entre l'expéditeur et le destinataire. Si le fichier contient des informations sensibles non chiffrées, celles-ci peuvent alors être dérobées ou modifiées avant d'atteindre leur destination.
- Possibilités de pertes ou de dommages en cas de stockage non sécurisé : les fichiers volumineux doivent aussi être conservés et stockés.. Or si les serveurs sur lesquels ces fichiers sont hébergés ne sont pas sécurisés, les données peuvent être compromises, ou même supprimées. C’est pourquoi il est fortement recommandé d'utiliser des systèmes de stockage qui intègrent des protocoles de sécurité solides, comme le chiffrement des données et des systèmes de sauvegarde automatisés pour éviter toute perte accidentelle.
- Des conséquences accrues en cas de cyberattaque : comme évoqué plus haut, les fichiers lourds sont souvent porteurs de données sensibles comme des informations personnelles (identifiants, adresses, etc.), des documents financiers ou des données commerciales confidentielles. En cas de violation de ces données, les entreprises s’exposent à des sanctions importantes et à une perte de réputation difficile à rattraper. Les violations de données touchant des fichiers volumineux peuvent en effet entraîner des coûts directs sous forme d’amendes, par exemple dans le cadre du RGPD1, mais aussi des coûts indirects, avec la perte de confiance des clients et des partenaires commerciaux. Une fuite de données critiques, contenues dans des fichiers volumineux, peut également permettre aux concurrents d’obtenir un avantage stratégique, aggravant ainsi les conséquences d’une cyberattaque visant les fichiers lourds.
- Les risques liés aux plateformes d’envoi gratuites : les outils en ligne gratuits comme WeTransfer, TransferNow, ou GrosFichier sont couramment utilisés par le grand public pour partager des fichiers lourds, principalement en raison de leur simplicité d’accès et d’utilisation. Cependant, et même si certains de ces services intègrent des fonctionnalités de sécurité comme le chiffrement AES-256, la possibilité de définir des liens expirant ou de protéger les fichiers par mot de passe, ils impliquent des risques non négligeables pour la sécurité des fichiers professionnels. Leur facilité d’utilisation se heurte en effet à plusieurs défis, (notamment en matière de shadow IT), mais aussi en ce qui concerne la souveraineté numérique, car les entreprises utilisant ces services n'ont souvent aucun contrôle sur l'emplacement des serveurs où les données sont stockées. Cela soulève donc des questions de conformité réglementaire, en particulier lorsque ces serveurs se trouvent dans des juridictions différentes.
De plus, en utilisant ces solutions de transfert, les entreprises perdent toute traçabilité sur ces fichiers : par qui a-t-il été envoyé ? à quels destinataires ? quelle est la date d’expiration du transfert ? le fichier est-il toujours accessible en téléchargement ? Autant de questions sans réponses qui constituent une faille de sécurité importante pour l’organisation.
Enfin, les services gratuits imposent également des limitations de taille (souvent entre 2 et 5 Go), et même les versions payantes ne garantissent pas toujours la conformité aux standards internationaux de sécurité tels que l'ISO/IEC 270012 !
Comment partager des fichiers volumineux en toute sécurité ?
La sécurité des fichiers volumineux repose sur plusieurs techniques et bonnes pratiques qui permettent d'assurer l'intégrité des données durant tout le processus de transfert. Voici quelques-unes des méthodes les plus fiables pour garantir un transfert sécurisé de fichiers lourds.
Utiliser des protocoles de transfert sécurisés
L’utilisation de protocoles de transfert sécurisés est une première étape indispensable pour protéger les fichiers lourds contre les interceptions et les attaques en transit. Un protocole particulièrement recommandé est le SFTP (SSH File Transfer Protocol), qui utilise une connexion sécurisée SSH (Secure Shell) pour transférer les fichiers de manière chiffrée. Contrairement à des protocoles comme FTP (File Transfer Protocol), qui transfère les données en clair, SFTP garantit un chiffrement des données en transit, ce qui empêche toute interception ou altération par des tiers malveillants.
Le protocole SFTP est souvent recommandé dans les secteurs où la sécurité des données est une priorité absolue, notamment pour le transfert de données financières ou professionnelles sensibles. Il offre un très haut niveau de sécurité tout en assurant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux fichiers.
De plus, l'intégration de SFTP dans des processus automatisés permet de sécuriser les échanges récurrents entre partenaires commerciaux ou filiales sans intervention manuelle à chaque transfert.
Compresser et chiffrer un fichier volumineux
La compression et le chiffrement des fichiers volumineux sont des techniques complémentaires qui peuvent grandement améliorer la sécurité et l'efficacité du transfert. En utilisant des outils de compression tels que WinRAR ou 7-Zip, il est possible de réduire la taille des fichiers, facilitant ainsi leur transfert et réduisant les exigences en matière de bande passante. Vous l’aurez compris, la compression aide non seulement à accélérer le transfert en diminuant la quantité de données à envoyer, mais elle peut également réduire les coûts associés au stockage et à la bande passante.
Une fois les fichiers compressés, il est recommandé d'ajouter une couche de sécurité supplémentaire par le biais du chiffrement. La plupart des outils de compression permettent d’appliquer un chiffrement AES (Advanced Encryption Standard), qui protège les fichiers contre tout accès non autorisé.
Cependant, cette solution peut présenter des défis dans le cadre professionnel. La gestion des mots de passe ou des clefs de chiffrement peut s’avérer complexe, surtout pour les collaborateurs les moins techniques. De plus, le processus peut être perçu comme fastidieux, ce qui peut rendre cette méthode moins attrayante pour certains utilisateurs.
Utiliser des services de transfert de fichiers sécurisés
Les services de transfert de fichiers spécialisés offrent une solution simple pour envoyer des fichiers lourds. Cependant, il s’agit de s’assurer de leur niveau de sécurité !
Pour que ces services garantissent une sécurité adéquate, ils doivent impérativement appliquer un chiffrement de bout en bout. Cela signifie que les fichiers sont protégés tout au long du transfert, depuis leur envoi jusqu'à leur réception, empêchant ainsi toute interception ou modification pendant le transit.
En outre, les services de transfert sécurisés doivent utiliser des canaux protégés par des protocoles de sécurité comme TLS (Transport Layer Security). TLS sécurise les échanges de données entre l'expéditeur et le destinataire, empêchant les interceptions et les altérations.
Enfin, un bon service de transfert devrait également offrir des fonctionnalités supplémentaires comme des liens d'expiration, la protection par mot de passe, et des contrôles d'accès pour renforcer la sécurité du transfert et permettre une gestion précise des fichiers partagés.
LockTransfer est un exemple notable de service de transfert sécurisé. L’outil se distingue par son accessibilité, s'intégrant parfaitement avec des plateformes comme Outlook et Office 365. Il ne fixe aucune limite de taille pour les fichiers et offre des fonctionnalités de sécurité particulièrement avancées.
LockTransfer pour sécuriser le transfert de fichiers lourds
Contrairement aux outils gratuits grand public qui offrent des fonctionnalités de base, LockTransfer se positionne comme une alternative professionnelle tout-en-un, conçue spécifiquement pour répondre aux besoins de sécurité des entreprises.
Le chiffrement de bout en bout pour une sécurité maximale
Lors du transfert de fichiers lourds, LockTransfer applique le chiffrement de bout en bout, garantissant la protection des fichiers depuis leur envoi jusqu’à leur réception. Cela signifie que les données sont chiffrées à l’aide de l’algorithme AES-256 CBC dès leur transfert et ne peuvent être déchiffrées qu’à destination, protégeant ainsi les données contre toute interception ou modification non autorisée.
Une gestion rigoureuse des droit d'accès
Dans le cadre de l’envoi de fichiers, LockTransfer propose des fonctionnalités spécifiques pour les entreprises, comme la gestion fine des droits d’accès. Il est ainsi très simple de suivre qui dans l’entreprise a envoyé un fichier lourd, à quel(s) destinataire(s), quel est le nombre de téléchargements autorisés et à quelle date le transfert expire-t-il; le tout à travers un dashboard de suivi visuel.
Chaque transfert peut également être protégé par un mot de passe personnalisé, respectant les recommandations de la CNIL en termes de complexité3, et l’accès aux fichiers est conditionné par un système d’authentification multifacteurs. En effet, la connexion à l’outil inclut un identifiant/mot de passe, suivi de la saisie d’un code PIN. Côté technique, ce processus permet de déchiffrer la clef privée RSA de 2048 bits de l’utilisateur.
Une utilisation adaptée à toute l'entreprise
L’une des forces de LockTransfer réside dans son interface intuitive et facile à utiliser. L’outil ne nécessite pas de compétences techniques spécifiques, facilitant ainsi son adoption dans des environnements non-techniques. De plus, LockTransfer s’intègre parfaitement avec des outils de messagerie existants comme Outlook ou Office 365, permettant de chiffrer des pièces jointes directement depuis la boîte mail via un plugin dédié. Cette intégration offre une expérience utilisateur fluide, rendant la protection des fichiers volumineux aussi simple qu’un envoi standard !
Aucune limite de taille pour les fichiers volumineux
LockTransfer se démarque également par sa capacité à gérer des fichiers sans limite de taille, un atout non négligeable pour les entreprises qui manipulent régulièrement des données lourdes. Les utilisateurs peuvent ainsi transférer des fichiers volumineux rapidement et efficacement, tout en bénéficiant de fonctionnalités avancées de sécurité, avec la traçabilité des transferts, la gestion des accusés de téléchargement, et la possibilité de définir une date d’expiration pour les fichiers partagés.
Un processus de transfert entièrement sécurisé
Avec LockTransfer, le processus de transfert est entièrement sécurisé : une fois qu’un utilisateur télécharge un fichier sur la plateforme, celui-ci est automatiquement chiffré. Le destinataire reçoit alors un lien sécurisé par mail, incluant les paramètres de sécurité définis (mot de passe, date d’expiration, etc.). Ce système garantit que seuls les destinataires autorisés peuvent accéder aux fichiers, même en cas de partage multiple. De plus, LockTransfer offre la possibilité de limiter le nombre de téléchargements par fichier, renforçant encore davantage le contrôle sur la distribution des documents sensibles.
Enfin, d’un point de vue sécurité, LockSelf est une solution française, (et donc souveraine), ce qui signifie que les données restent sous la juridiction et la protection des lois françaises et européennes. Cette souveraineté implique un niveau de contrôle accru sur la gestion des données, ainsi qu'une conformité renforcée avec les régulations locales comme le RGPD. De plus, en tant que solution française hébergée sur le territoire, LockSelf bénéficie d'une proximité avec les utilisateurs, facilitant le support et l'adaptation aux besoins spécifiques des entreprises.
Vous l’aurez compris, la sécurisation des fichiers lourds en entreprise n’est pas une option. Avec l'augmentation des risques associés aux transferts et au stockage de grandes quantités de données, il est impératif d'adopter des pratiques robustes pour protéger les informations contre les incidents de sécurité. Outre les conseils cités dans cet article pour sécuriser et envoyer les fichiers lourds, utiliser une solution tout-en-un comme Locktransfer vous fera gagner un temps précieux, tout en vous assurant un niveau de sécurité particulièrement robuste.
Sources :
1 https://www.economie.gouv.fr/entreprises/reglement-general-protection-donnees-rgpd
2 https://www.iso.org/fr/standard/27001
3 https://www.cnil.fr/fr/mots-de-passe-une-nouvelle-recommandation-pour-maitriser-sa-securite
