Sécuriser sa boîte mail professionnelle : outils et bonnes pratiques

Le mail professionnel est un canal de communication indispensable pour les échanges quotidiens en entreprise, mais également l’une des principales portes d’entrée pour les cyberattaques. Phishing, ransomwares, attaques man-in-the-middle : les menaces sont multiples et peuvent avoir des conséquences graves. Découvrez nos bonnes pratiques et outils pour sécuriser votre boîte mail professionnelle et contrer les risques cyber liés aux courriers électroniques.

Boîte mail professionnelle : des vulnérabilités sous-estimées

Le courrier électronique, bien que largement utilisé et intégré dans les flux de travail des entreprises, est l'un des vecteurs d'attaque de prédilection des cybercriminels. En effet, les failles de sécurité liées aux mails sont souvent sous-estimées, alors qu’elles représentent une porte d'entrée pour des cyberattaques variées, allant de la simple escroquerie au vol de données confidentielles. Preuve en est, près de 91% des cyberattaques utilisent l’email comme premier vecteur d’attaque¹.

Plus inquiétant encore, certaines attaques par mail sont aujourd’hui capables de contourner les défenses traditionnelles des entreprises et de cibler des individus précis, avec des techniques sophistiquées.

Les principales menaces liées aux mails

Voici un panorama des principales menaces qui pèsent sur les boîtes mails professionnelles et leurs utilisateurs :

• Ingénierie sociale : en exploitant la confiance et les relations interpersonnelles, la fraude par ingénierie sociale manipule les utilisateurs pour qu’ils divulguent des informations sensibles ou réalisent des actions risquées, comme transférer des fonds. Ces attaques, souvent subtiles et adaptées au contexte de l’entreprise, s’avèrent redoutables car elles contournent les protections techniques en s’appuyant directement sur les utilisateurs.
  
  
• Phishing et spear-phishing : ces vecteurs d’attaque basés sur l’ingénierie sociale utilisent la confiance des utilisateurs avant de lancer une cyberattaque. Dans le cas du phishing, l’attaquant envoie des mails en masse en se faisant passer pour une source légitime (banque, fournisseur de services) afin de tromper un maximum de personnes. En revanche, le spear-phishing cible des individus spécifiques, souvent des cadres ou des responsables ayant accès à des informations critiques. Le hacker recueille des informations sur la victime pour élaborer un message personnalisé, rendant la tentative de fraude difficile à identifier. Ces deux techniques ont pour objectif de tromper les collaborateurs avec de faux emails afin que ceux-ci divulguent de leur plein gré leurs identifiants et mots de passe donnant accès à des informations sensibles.
  
  
• Malwares et ransomwares : les pièces jointes infectées et les liens malveillants restent des vecteurs de diffusion privilégiés de malwares. Lorsqu’un collaborateur télécharge une pièce jointe infectée ou clique sur un lien piégé présent dans un mail, il peut installer involontairement un malware ou un ransomware sur le système. Les ransomwares chiffrent ensuite les fichiers, bloquant l’accès aux données jusqu’au paiement d’une rançon.
  
  
• Attaques de type man-in-the-middle : lors de transferts par mail de fichiers non chiffrés, les informations peuvent être corrompues par des hackers positionnés entre l’expéditeur et le destinataire. Ce type d’attaque permet aux cybercriminels d’intercepter, de lire et même de modifier les données échangées sans que les parties impliquées ne s’en aperçoivent. Les données sensibles interceptées peuvent ensuite être utilisées pour d'autres attaques ciblées, ou revendues.

Fuites de données par mail : quelles conséquences ?

Les conséquences d’une fuite de données par mail peuvent être sérieuses et affecter une entreprise bien au-delà de l’incident initial :

• Exposition d’informations sensibles : les mails sont souvent utilisés pour échanger des informations confidentielles, notamment des données financières, des contrats ou des informations sur les clients. Une fuite de ces données peut engendrer des pertes financières et donner à la concurrence un avantage stratégique.
  
  
• Impact sur la réputation : lorsqu’une entreprise subit une fuite de données, la confiance des clients et des partenaires peut être compromise. Une perte de réputation, même temporaire, affecte souvent les performances de l'entreprise et peut être difficile à regagner, surtout si des informations critiques ont été exposées.
  
  
• Sanctions légales : en Europe, le RGPD impose des normes strictes de protection des données personnelles, sous peine de sanctions financières significatives. Toute fuite de données non protégées par des mesures adéquates expose l’entreprise à des pénalités, mais aussi à des procédures judiciaires de la part des clients ou collaborateurs affectés par cette négligence.

Vous l’aurez compris, la protection des données est aujourd’hui une priorité : les entreprises doivent donc veiller à sécuriser leurs échanges électroniques pour éviter les conséquences d’un vol de données par mail.

Comment renforcer la sécurité d'une boite mail professionnelle ?

Une boîte mail sécurisée permet de prévenir les cyberattaques et protéger les données sensibles. Un ensemble de pratiques, d'outils et de protocoles rigoureux permet de renforcer la sécurité et de limiter les risques d'accès non autorisé. Voici les principales mesures de protection pour sécuriser une boîte mail professionnelle :

Bonnes pratiques pour sécuriser sa boîte mail professionnelle ? 

1. Renforcer l'authentification et les accès

La première étape pour sécuriser une boîte mail est de renforcer les systèmes d'authentification et la gestion des accès afin de réduire les risques d’intrusion. Pour ce faire, il convient de : 

• Utiliser des mots de passe forts et uniques : des mots de passe longs, complexes et suivant les recommandations de la CNIL² minimisent les risques de compromission. Il est conseillé d’interdire la réutilisation de mots de passe pour éviter les failles en cas de fuite de données antérieure.
  
  
• Activer l’authentification multifacteurs (MFA) : en ajoutant un second facteur d'authentification au mot de passe, la MFA renforce la sécurité d'accès à la boîte mail. Ce second facteur, comme un code unique (OTP) envoyé sur un smartphone, empêche l'accès aux cybercriminels, même s'ils détiennent le mot de passe de l’utilisateur. Ainsi, seule la personne autorisée, qui possède également le dispositif de validation, peut accéder à la messagerie, réduisant considérablement les risques de compromission du compte.

2. Se protéger contre les attaques ciblées pour éviter les fuites de données

Les cyberattaques par mail ciblées s’appuient sur des techniques de manipulation pour exploiter le facteur humain et soutirer des informations sensibles aux utilisateurs. C’est pourquoi la formation des collaborateurs est une mesure indispensable pour se prémunir contre ce type d’attaque, et par extension, pour sécuriser une boite mail professionnelle. 

Des sessions régulières, associées à des simulations de cyberattaques et à des exercices pratiques aident les utilisateurs à identifier les signes d'une menace et à adopter les bons réflexes face aux mails suspects. Il est notamment recommandé d’encourager les collaborateurs à vérifier systématiquement les liens et les pièces jointes avant de les ouvrir, particulièrement lorsque le contenu d’un message paraît inhabituel.

En parallèle, l’utilisation d’outils anti-phishing constitue une défense supplémentaire. Ces solutions, en analysant chaque mail pour détecter des liens et pièces jointes suspects, interceptent les messages potentiellement frauduleux avant qu’ils n’atteignent la boîte de réception. En détectant les comportements anormaux et les schémas inhabituels, ces outils bloquent les mails dangereux et réduisent considérablement le risque d’intrusion.

3. Sécuriser l'envoi de fichiers par mail

L’échange de fichiers par mail nécessite une vigilance accrue pour prévenir tout risque de fuite de données. Pour protéger les informations confidentielles et sécuriser le partage de fichiers, il est recommandé d'utiliser le chiffrement des mails ainsi que de leurs pièces jointes. En convertissant le contenu des messages en un format illisible sans la clef de déchiffrement adaptée, ce processus garantit que même si un mail est intercepté, son contenu ne pourra être consulté que par le destinataire autorisé.

Par ailleurs en cas d’échanges particulièrement sensibles, il est préférable de limiter l’envoi direct par mail. Lorsqu'un partage sécurisé est indispensable, il convient d’opter pour des solutions de transfert sécurisé comme LockTransfer, particulièrement adaptées pour les documents volumineux ou contenant des informations sensibles. LockTransfer offre en effet un chiffrement de bout en bout, assurant que les fichiers sont protégés de leur point d’envoi jusqu’à leur réception. 

Pour les utilisateurs de la suite Office 365, LockTransfer propose un plugin Outlook/O365 qui simplifie l’envoi sécurisé des pièces jointes. Ce plugin permet de chiffrer automatiquement les fichiers envoyés par mail et assure un suivi rigoureux des interactions avec les documents partagés.

Les outils indispensables pour sécuriser sa boîte mail professionnelle

Les solutions de protection anti-spam

Les spams représentent un vecteur de risques significatif, car ils peuvent contenir des liens malveillants, des pièces jointes infectées ou des tentatives de phishing. Utiliser des solutions anti-spam avancées permet de bloquer ces mails indésirables avant qu’ils n’atteignent la boîte de réception.

Des outils comme SpamTitan et AltoSpam offrent une protection fiable, en analysant les mails entrants et en identifiant les spams ou les contenus suspects. Ces solutions utilisent des filtres intelligents pour classifier les messages, en s’appuyant sur des listes de blocage et des règles de filtrage personnalisables, limitant ainsi les risques de contamination ou de compromission des données.

Les antivirus intégrés et outils de détection des mails malveillants

En complément des solutions anti-spam, l'utilisation d'antivirus intégrés et d'outils de détection de mails malveillants est essentielle pour assurer une protection complète des communications électroniques. Des antivirus comme Bitdefender et McAfee offrent une analyse automatique des pièces jointes, détectant et bloquant les menaces avant même que les utilisateurs puissent les ouvrir. En scannant chaque fichier attaché aux mails, ces antivirus réduisent les risques d'infiltration de logiciels malveillants au sein du système.

Pour une détection encore plus poussée, certains outils basés sur l'intelligence artificielle, comme Barracuda, permettent d’identifier les mails suspects en analysant les comportements anormaux. Ces solutions d'IA apprennent à repérer certaine menaces particulièrement avancées, qui échappent souvent aux filtres standards. Grâce à des algorithmes de machine learning, ces outils sont capables de détecter les tentatives de compromission en temps réel, ajoutant une couche de protection supplémentaire sur les mails entrants.

Les outils de transfert de fichiers sécurisé

Pour échanger des fichiers sensibles par mail sans risquer qu’ils soient interceptés, il est fortement recommandé d'utiliser des outils de transfert sécurisé. LockTransfer est un exemple d'outil permettant de partager des fichiers lourds ou confidentiels tout en garantissant un haut niveau de sécurité.  

Comme rapidement évoqué plus haut, le chiffrement de bout en bout, proposé par LockTransfer assure que seuls les destinataires autorisés peuvent accéder aux fichiers envoyés. La solution offre également une traçabilité complète des transferts, avec un suivi des téléchargements et des contrôles d'accès stricts, ce qui est particulièrement utile pour surveiller l’utilisation des données sensibles et limiter les risques de fuite d’information. Avec son plugin pour Outlook et Office 365, LockTransfer facilite par ailleurs l’intégration de la sécurité dans les flux de travail quotidiens des utilisateurs, permettant de chiffrer et de sécuriser les pièces jointes directement depuis sa boîte mail.

Vous l’aurez compris, il s’agit de l’outil idéal pour partager des fichiers sensibles en interne, mais aussi à l’externe !

Les solutions pour garantir la conformité RGPD des mails envoyés

Assurer la conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)³ est obligatoire pour toute organisation qui échange des données personnelles par mail. Pour répondre aux exigences de cette réglementation, plusieurs solutions peuvent être mises en place et garantir la sécurité et la confidentialité des informations envoyées.

Les solutions de traçabilité permettent de conserver un historique détaillé des fichiers envoyés et reçus par mail, facilitant la démonstration de la conformité en cas de contrôle. Cette traçabilité comprend souvent la date et l'heure des envois, les destinataires, ainsi que les informations sur l'accès et les modifications, offrant une visibilité complète sur les échanges de données. LockTransfer assure par exemple cette traçabilité en plus du chiffrement de la protection des données envoyées par email.

En parallèle, les outils de gestion des autorisations ajoutent un niveau de sécurité supplémentaire en limitant l'accès aux informations sensibles. Ils permettent de définir précisément qui peut consulter ou partager les données, assurant ainsi que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux mails et pièces jointes contenant des données sensibles.

Enfin, des solutions d’audit et de journalisation des échanges mails sont indispensables pour garantir la transparence et renforcer la sécurité. En conservant un journal complet des échanges, intégrant les envois, réceptions, et actions effectuées sur chaque mail, les entreprises peuvent surveiller les accès et retracer les actions en cas de suspicion de compromission ou de demande de vérification.

Sources : 

1 https://www.stormshield.com/fr/actus/petite-histoire-du-phishing/

2 https://www.cnil.fr/fr/mots-de-passe

3 https://cyber.gouv.fr/actualites/rgpd-la-securite-est-essentielle-pour-la-protection-des-donnees-caractere-personnel