Partage de fichier sécurisé en entreprise : enjeux et bonnes pratiques

Entre digitalisation et augmentation des cybermenaces, les entreprises se retrouvent confrontées à des défis sans précédent pour protéger leur patrimoine informationnel. Les données, aujourd’hui qualifiées de "nouvel or noir", sont devenues une cible privilégiée pour les cybercriminels. Les organisations doivent donc protéger leurs données stockées de manière robuste, et mettre en œuvre des mesures de sécurité renforcées lors de leur transfert. À travers bonnes pratiques et outils dédiés, découvrez comment partager des fichiers en toute sécurité en entreprise.

Quels partages de fichiers doivent être sécurisés ?

Pourquoi protéger les fichiers sensibles en interne ?

Dans un contexte professionnel, la question de la sécurisation des fichiers ne se limite pas aux seules données explicitement classées comme confidentielles. En réalité, toutes les informations échangées doivent faire l’objet d’une protection adaptée. En effet, les données produites ou stockées par une entreprise sont souvent sensibles : limiter la sécurisation aux seules informations marquées comme "top secret" expose donc l’organisation à des vulnérabilités potentielles.

Les types de fichiers qui nécessitent une protection accrue dans le cadre professionnel incluent notamment :

• Les données financières, comme les bilans, rapports financiers et prévisions de trésorerie, qui peuvent être ciblées pour espionnage ou fraude.
  
  
• Les informations sur les clients, telles que les données personnelles et contractuelles. Ces informations sont particulièrement sensibles en raison des réglementations tel que le RGPD, et tout manquement à leur protection peut entraîner des sanctions financières et un impact sur la réputation.
  
  
• Les projets de recherche et développement, qui contiennent des informations sur les innovations technologiques ou scientifiques et doivent donc être protégées contre l’espionnage industriel.
  
  
• Les données des Ressources Humaines, comme les dossiers des employés, les fiches de paie, et les informations relatives à la gestion des talents. Tous ces fichiers sont des cibles de choix pour les attaques de type ransomware ou le vol d'identité.

Par ailleurs, l’émergence du shadow IT en entreprise est également un danger notable pour la sécurité des données et des fichiers transférés. Pour rappel, il s’agit de l'utilisation d’outils ou de solutions technologiques non autorisées par la DSI. Or, lorsque des collaborateurs utilisent des services de partage de fichiers ou des plateformes non validées pour échanger des documents, cela crée des failles importantes dans la chaîne de sécurité des transferts.

Ces pratiques échappent aux politiques de sécurité de l'entreprise, exposant les données sensibles à plusieurs risques :

• Les failles de sécurité : les plateformes non surveillées peuvent ne pas respecter les protocoles de chiffrement ou les standards de sécurité, augmentant ainsi les risques de fuites ou de piratages.
  
  
• La non-conformité réglementaire : l'utilisation de solutions non approuvées peut entraîner la violation des lois sur la protection des données, mettant l'entreprise en position de non-conformité et la rendant vulnérable à des amendes importantes.
  
  
• Une perte de contrôle sur les données : les fichiers partagés via des outils non validés échappent au contrôle de la DSI et des équipes IT, ce qui rend difficile, voire impossible, de tracer ou de récupérer les informations en cas d’incident.

Vous l’aurez compris, sécuriser les transferts de fichiers va donc bien au-delà de la protection des informations dites confidentielles : cela concerne tous les types de données et implique également une gestion stricte du shadow IT.

Partage de fichiers sécurisé : toute l'entreprise est concernée

La sécurisation des transferts de fichiers n’est pas un enjeu limité à une seule équipe ou un seul service. Chaque département de l’entreprise manipule des données sensibles qui, si elles sont compromises, peuvent entraîner de lourdes conséquences. Voici comment les différents départements de l'entreprise sont directement concernés par la sécurisation des partages de fichiers :

• Direction des Ressources Humaines : lors du processus de recrutement, la gestion et le partage des données personnelles des candidats (CV, lettres de motivation, informations sur les antécédents professionnels) doivent être effectués avec la plus grande prudence. Un transfert non sécurisé pourrait compromettre des informations personnelles sensibles, exposant à des risques de vol d’identité ou de violation de la vie privée. Cela pourrait entraîner des plaintes de la part des candidats pour traitement de leurs données non-conforme au RGPD.
  
  
• Direction commerciale : dans les phases d’appels d'offres, l’entreprise doit partager des documents souvent sensibles avec des soumissionnaires externes. Cela passe par des informations confidentielles sur les projets, les budgets et les spécifications techniques. Une mauvaise gestion des échanges, comme l’envoi via des canaux non sécurisés, peut compromettre la confidentialité des offres ou entraîner des fuites d’informations qui pourraient donner un avantage à la concurrence.
  
  
• Direction R&D : lorsqu’une organisation travaille sur un nouveau produit, une nouvelle technologie ou un brevet, les échanges avec les partenaires, fournisseurs ou clients doivent être strictement contrôlés. Le moindre partage non sécurisé pourrait exposer les données à un vol de propriété intellectuelle ou à des fuites. Les informations sur les innovations sont également des actifs précieux qui, s’ils sont dérobés, peuvent compromettre des années de travail et affecter la compétitivité de l’entreprise sur le marché.
  
  
• Direction financière : l’envoi de documents comptables aux commissaires aux comptes ou autres parties prenantes externes est une pratique courante, mais extrêmement sensible. Comme évoqué plus haut, les états financiers, bilans et autres documents doivent être protégés contre tout accès non autorisé. L’objectif est d’éviter les manipulations ou les fuites qui pourraient être exploitées par des tiers malveillants, que ce soit pour de la fraude ou de l’espionnage financier.
  
  
• Direction juridique : lors de la préparation de contrats ou de la gestion de litiges, la direction juridique traite des documents hautement sensibles. Cela peut passer par des contrats, des accords confidentiels, des documents relatifs à des contentieux… Or ces échanges nécessitent une protection absolue pour assurer la confidentialité et l'intégrité des informations partagées.
  
  

Afin de garantir la sécurité des données et la simplicité d'échanges entre ces différents services dans le cadre d’un projet, la data room sécurisée représente une solution particulièrement robuste. Cet espace virtuel sécurisé est particulièrement utilisé dans les professions juridiques manipulant des fichiers sensibles, comme c’est le cas avec la data room notaires.

Pour en savoir plus sur les data rooms sécurisées dans le cadre de transferts de fichiers, rendez-vous sur notre paragraphe dédié : « s'appuyer sur des data rooms pour sécuriser les échanges ».

La classification des données, une approche par niveau de confidentialité

Pour garantir la sécurité des informations échangées au sein de l’entreprise, une politique de classification des données doit être mise en place. Cette approche permet d’organiser les informations en fonction de leur niveau de sensibilité et de criticité. 

La classification des données sensibles

En assignant à chaque type de données un niveau de confidentialité, les entreprises peuvent déterminer les mesures de sécurité à adopter pour protéger efficacement leurs actifs numériques et se conformer aux régulations en vigueur.

Chaque organisation doit donc définir des niveaux de classification adaptés à ses besoins, à sa structure, ainsi qu’à son secteur d’activité. Ces niveaux varient en fonction de la criticité des données, c’est-à-dire leur impact potentiel en cas de fuite, de cyberattaque, de vol ou de mauvaise manipulation. Voici les quatre niveaux de classification généralement utilisés en entreprise :

• Les données publiques : il s’agit de données qui peuvent être librement partagées avec le public, sans préjudice pour l'entreprise en cas de divulgation.
  
  
• La diffusion restreinte : ce niveau s’adresse aux informations internes dont la divulgation pourrait causer un préjudice modéré à l’organisation, mais sans gravité extrême. Par exemple, les plans de développement produits ou les stratégies commerciales. Ces données nécessitent tout de même une protection, comme le contrôle des accès et le chiffrement.
  
  
• Les données hautement sensibles : ce niveau concerne les informations critiques, dont la compromission pourrait causer un préjudice grave à l’entreprise ou à ses clients. Dans le secteur de la santé, par exemple, les données médicales des patients doivent être protégées conformément aux normes HDS (Hébergement de Données de Santé). Cela implique des mesures de sécurité strictes, comme le chiffrement des données, l'authentification multifacteurs et le contrôle strict des accès.
  
  
• Les données classées secret-défense : dans les secteurs sensibles comme la défense ou l’aéronautique, certaines informations sont classées sous le niveau secret-défense. Ces données sont protégées par des mesures exceptionnelles pour prévenir les risques d’espionnage industriel et protéger la sécurité nationale. Cette classification inclut entre autres l’utilisation de systèmes isolés, des audits de sécurité réguliers et une surveillance en temps réel des transferts de données.

Classification des données sensibles et mise en conformité

Au-delà des pratiques internes, la gestion des données doit respecter les exigences légales et normatives. Selon le secteur d’activité, plusieurs normes imposent des obligations sur la façon dont les données doivent être sécurisées, stockées et partagées, en particulier en ce qui concerne les données sensibles ou personnelles.

• En Europe, le RGPD¹ impose une protection stricte des données personnelles. Toute organisation collectant ou traitant ces informations doit garantir leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité.
  
  
• La norme internationale ISO 27001 est un cadre de référence pour les systèmes de management de la sécurité de l’information (SMSI). Elle guide les entreprises dans la mise en place de politiques de sécurité robustes et adaptées à la sensibilité des informations qu’elles gèrent.
  
  

La classification des données est un élément stratégique pour répondre à ces régulations, car elle permet de définir des niveaux de sensibilité pour les données et d'appliquer les mesures de sécurité appropriées en conséquence. En cas de non-conformité, l’organisation s’expose à de lourdes conséquences :

• Des sanctions financières : par exemple, une entreprise qui ne respecte pas les obligations du RGPD dans le cadre d’un transfert de fichier peut se voir infliger des amendes pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4 % de son chiffre d'affaires annuel mondial, selon la gravité de la violation². 
  
  
• Une atteinte à la réputation : la fuite de données sensibles, comme des informations sur les clients ou des données confidentielles, peut nuire gravement à la réputation de l'entreprise, entraînant une perte de confiance des clients, partenaires et investisseurs.
  
  
• Une vulnérabilité accrue aux cyberattaques : le non-respect des normes de sécurité peut exposer l’entreprise à des cyberattaques (vol de données, ransomware, infiltrations malveillantes…), augmentant ainsi les risques de compromission des informations critiques.

Comment sécuriser l'envoi de fichiers lourds ?

L’envoi de fichiers lourds présente des défis particuliers en matière de cybersécurité, surtout lorsqu’ils contiennent des informations sensibles ou confidentielles. Pour garantir la protection de ces fichiers pendant leur transfert, il est indispensable de suivre des pratiques sécurisées et adaptées aux exigences de confidentialité et d’intégrité des données.

Utiliser des solutions de chiffrement adaptées

Le chiffrement est l’une des méthodes les plus efficaces pour sécuriser les fichiers volumineux. En chiffrant un fichier, les données sont transformées en un format illisible pour toute personne ne disposant pas de la clef de déchiffrement appropriée. Voici quelques bonnes pratiques en matière de chiffrement pour les fichiers lourds :

• Appliquer le chiffrement de bout en bout : le chiffrement doit être appliqué tout au long du transfert, de l'expéditeur au destinataire. Cela garantit que le fichier reste protégé contre toute interception ou accès non autorisé pendant tout le processus de transfert. Les protocoles de transfert sécurisé, comme SFTP ou FTPS, sont couramment employés pour chiffrer les données pendant leur transfert.
  
  
• Utiliser des protocoles de chiffrement robustes : nous conseillons l’utilisation d’algorithmes de chiffrement éprouvés et sécurisés, comme AES (Advanced Encryption Standard) avec des clefs de 256 bits (ce sont les clefs les plus longues, et donc les plus sécurisées).
  
  
• Gérer les clefs avec prudence : une gestion appropriée des clefs de chiffrement est indispensable pour garantir que seules les personnes autorisées puissent accéder aux fichiers. Les clefs doivent donc être stockées et transférées de manière sécurisée, souvent à l'aide de solutions de gestion des clefs spécialisées.

Recourir à des outils de transfert sécurisé

Pour sécuriser l’envoi de fichiers volumineux, certaines plateformes adaptées existent. Il est cependant recommandé d’utiliser des outils de transfert spécialisés qui intègrent des mesures de protection avancées. Les plateformes professionnelles comme LockTransfer sont souvent privilégiées en raison de leurs fonctionnalités de sécurité, comme le chiffrement des données, la gestion des dates d’expiration et le suivi des transferts. 

En outre, les outils de transfert doivent offrir des options d’authentification forte et d’autorisation granulaire (segmentation des droits d’accès), permettant de contrôler l’accès aux fichiers et de s'assurer que seules les personnes autorisées puissent les consulter et les télécharger.

Comment protéger le transfert de fichiers en entreprise ?

Comment envoyer des documents de façon sécurisée à l'externe ?

1. Sécuriser les réseaux de l'entreprise

Pour garantir la sécurité des transferts de fichiers, protéger les réseaux de l’entreprise n’est pas une option. L’utilisation d’un VPN (Virtual Private Network) permet de chiffrer les communications entre les utilisateurs et le réseau de l’organisation, offrant ainsi une couche supplémentaire de confidentialité en cas de transfert de données sensibles. Le renforcement de la sécurité des réseaux passe également par l’implémentation de pare-feu pour filtrer les connexions et bloquer les tentatives d’accès non autorisées, ainsi que de systèmes de détection d'intrusion (IDS) pour surveiller et alerter sur les activités suspectes ou les tentatives de pénétration dans le réseau.

2. Sécuriser sa boîte mail

Les dangers associés à une boîte mail non protégée incluent les violations de données, le phishing, ou encore les attaques de malware. Pour contrer ces risques, il est recommandé d'activer la MFA, afin de renforcer la sécurité en exigeant plusieurs preuves d'authentification avant d’accéder à sa boîte mail. 

3. Utiliser une solution de transfert sécurisé et chiffrement des pièces jointes

Pour envoyer des documents de manière sécurisée à l’externe, les solutions de transfert sécurisé comme LockTransfer offrent une protection particulièrement robuste.

En effet, LockTransfer permet non seulement le chiffrement des fichiers pendant leur transfert, mais aussi leur stockage sécurisé, garantissant ainsi leur confidentialité et leur intégrité. De plus, pour une intégration fluide avec les outils de messagerie, des plugins pour Outlook et Office 365 sont disponibles, permettant de protéger les informations en transit par le biais du chiffrement de bout en bout, directement depuis sa boîte mail. Avec ce type d’outil, seuls les destinataires autorisés peuvent déchiffrer et lire les fichiers.

C’est une solution toute trouvée, pour protéger les fichiers envoyés par mail en appliquant des politiques de sécurité adaptées aux besoins de l'entreprise, tout en assurant une utilisation efficace et en conservant la traçabilité sur les fichiers échangés !

Comment stocker et partager des fichiers en interne de façon sécurisée ?

1. S'assurer que les fichiers sont chiffrés

Le chiffrement est recommandé par la CNIL³ pour protéger les fichiers contre les accès non autorisés, que ce soit lorsqu'ils sont stockés sur des serveurs ou lorsqu'ils sont transférés au sein de l'entreprise. 

En effet et comme évoqué plus haut, le chiffrement transforme les données en un format illisible sans la clef appropriée, garantissant ainsi leur confidentialité et leur intégrité. Mais les avantages du chiffrement vont bien plus loin, avec la protection des informations sensibles contre les intrusions et les fuites, ainsi que la conformité avec les régulations de sécurité des données.

Pour assurer une protection complète, il est donc recommandé d'utiliser des solutions de chiffrement robustes pour les fichiers au repos (stockés) et en transit (lorsqu'ils sont transférés).

2. Mettre en place une politique de gestion des accès et des identités

La gestion des accès et des identités (IAM, pour Identity and Access Management) permet de contrôler qui peut accéder aux fichiers internes et quelles actions peuvent être effectuées selon le rôle de chacun. 

Une politique IAM bien définie assure que seules les personnes autorisées ont accès aux données, et que les droits d'accès sont appropriés en fonction des rôles et des besoins des utilisateurs. Comme mentionné en début d’article, le cloisonnement des accès doit être construit en fonction de la typologie et de la criticité des données. Par exemple, les données hautement sensibles, comme les informations financières ou les données personnelles des employés, devraient être accessibles uniquement à des groupes spécifiques avec des autorisations strictes. Cette approche réduit le risque de divulgation non autorisée et garantit une meilleure sécurité globale des informations.

3. Avoir de la traçabilité

La traçabilité permet de surveiller les activités liées aux fichiers partagés ou même stockés et de réagir rapidement en cas de fuite de données. Avoir des mécanismes de traçabilité permet de détecter les actions suspectes ou non autorisées et de prendre des mesures correctives immédiatement.

Dans ce cadre, l’utilisation d’outils de protection des données (DLP, Data Loss Prevention) offre la possibilité de surveiller et contrôler les mouvements des informations sensibles au sein de l'entreprise. Ces outils aident également à prévenir les fuites de données en identifiant les transferts non conformes ou les tentatives d'accès non autorisées. 

Pour une efficacité optimale, ces outils de partage de fichiers doivent impérativement offrir des options de notifications, (alertes pour les téléchargements ou les dépôts de fichiers), et de remontée des logs en temps réel, afin de maintenir une visibilité sur les activités. Des solutions comme LockTransfer intègrent ces fonctionnalités, permettant une gestion et un suivi efficaces des transferts de fichiers tout en garantissant leur sécurité.

Comment échanger des documents de façon sécurisée dans le cadre d'un projet ?

Comment réceptionner un document de manière sécurisée ?

Assurer la sécurité lors de la réception de documents nécessite la mise en place de plusieurs mesures de sécurité :

• Utiliser des services intégrant le chiffrement de bout en bout, qui permettent à la fois de transférer et recevoir des fichiers : lors du choix d’une plateforme pour recevoir des documents, nous vous conseillons d’opter pour des services qui intègrent le chiffrement de bout en bout. On ne le répétera jamais assez, ce type de chiffrement est particulièrement sécurisé, car il assure que seuls l’expéditeur et le destinataire peuvent accéder au contenu du document, même si le fichier est intercepté pendant son transfert (comme lors d’une attaque man-in-the-middle, par exemple.) Pour limiter les coûts et centraliser la gestion des droits sur les fichiers il est recommandé d’opter pour une solution vous permettant de gérer les transferts ainsi que la réception de données à l’externe. LockTransfer répondra parfaitement à ces deux cas d’usage.
  
  
• Mettre en place l’authentification multifacteurs sur plusieurs points stratégiques :  il est recommandé d'activer la MFA sur les comptes des portails ou plateformes utilisés pour télécharger les documents, afin de renforcer l'accès à ces services. Mais cela ne s’arrête pas là : il faut protéger les comptes de messagerie si les documents sont envoyés par mail, afin d’empêcher toute tentative d'usurpation ou de phishing. Enfin, si les documents sont stockés ou partagés via des services cloud sécurisés, la MFA doit également être activée pour renforcer la sécurité des données face aux risques d'intrusion et garantir que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux fichiers.
  
  
• Respecter les réglementations relatives à la protection des données : outre la sécurisation des transferts, il est primordial de se conformer aux lois et réglementations en vigueur, comme le RGPD. Dans le cadre de la réception d’un fichier, cela implique la collecte du consentement des personnes concernées avant tout transfert de données, ainsi que la mise en place de mesures pour protéger les données personnelles transmises ou reçues. Lors de l’utilisation d’un service de transfert dédié, il s’agit donc de s’assurer que la plateforme choisie respecte elle aussi ces exigences légales, en fournissant des mécanismes de gestion des droits et un contrôle transparent des accès, par exemple.
  
  
• S'assurer de la validité des certificats de sécurité : pour éviter toute interception ou altération des documents pendant leur transfert, les échanges doivent être sécurisés via des connexions chiffrées, comme celles utilisant les protocoles SSL/TLS. Il est donc de nouveau nécessaire de vérifier que la plateforme ou l’application utilisée pour recevoir les fichiers utilise des certificats de sécurité valides et à jour. Ces certificats garantissent non seulement le chiffrement des données, mais aussi l’authenticité du serveur auquel vous vous connectez.
  
  
• Utiliser un coffre-fort numérique pour stocker les documents sensibles : l’utilisation d’un coffre-fort numérique est une solution particulièrement efficace pour stocker des documents sensibles. Ces solutions offrent un stockage hautement sécurisé, grâce à des systèmes de chiffrement et des contrôles d’accès très précis. Un coffre-fort numérique performant tel que LockFiles pour les entreprises, permet par exemple de définir des droits d'accès spécifiques avec la lecture seule, l'interdiction de téléchargement, ou encore la modification des documents. Généralement, ce type d’outils intègre également des fonctionnalités de suivi détaillé qui enregistrent qui a accédé aux documents, à quel moment, et quelles actions ont été effectuées pour assurer une traçabilité complète.

S'appuyer sur des data rooms pour sécuriser les échanges

Les data rooms, ou salles de données virtuelles, sont des plateformes hautement sécurisées, conçues pour protéger les échanges de documents sensibles dans des contextes critiques comme les transactions financières, les fusions et acquisitions, ou la gestion de projets confidentiels. Ces espaces offrent une solution centralisée pour héberger des informations stratégiques, tout en intégrant des fonctionnalités avancées de gestion et de contrôle d'accès.

L'un des atouts majeurs des data rooms réside dans leur capacité à assurer une protection rigoureuse des données, en combinant des mesures de chiffrement de bout en bout et des politiques de gestion des droits numériques afin de garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux fichiers. Comme pour le coffre-fort numérique, cette protection est renforcée par la possibilité de configurer des permissions granulaires, permettant de restreindre ou d'autoriser des actions spécifiques comme la visualisation, le commentaire, ou le téléchargement des documents, en fonction du rôle ou des autorisations de chaque utilisateur.

Par ailleurs, les data rooms offrent une traçabilité complète des actions réalisées sur les documents. Chaque consultation, modification ou téléchargement est enregistré, permettant ainsi de suivre avec précision qui a accédé à quoi, quand, et comment. Ces journaux d'audit renforcent la sécurité en offrant une visibilité totale sur les activités au sein de la plateforme, permettant une détection rapide de comportements suspects ou d'accès non autorisés.

Data Room vs coffre-fort numérique : lequel choisir ?

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• Votre Data Room sécurisée : Le module LockTransfer avec ses boîtes de dépôts, vous permet de collaborer avec vos différentes parties prenantes, et suivre à la trace les différentes actions réalisées.
  
  
• Votre coffre-fort numérique : Le module LockFiles, permet de sauvegarder les données les plus sensibles, accessibles seulement par quelques collaborateurs bien identifiés.

Le tout certifié CSPN par l’ANSSI (Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information) pour assurer la plus grande protection de vos fichiers professionnels.

Sources : 

1 https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees

2 https://www.economie.gouv.fr/cedef/amendes-administratives-cnil 

3 https://www.cnil.fr/fr/comment-chiffrer-ses-documents-et-ses-repertoires